Fazer o dia a dia mais eficiente é essencial em um escritório de advocacia. Com o aumento de demandas, necessidade de agilizar processos e informações cada vez mais complexas, torna-se primordial encontrar meios de otimizar a rotina.
Isso porque, quando há descontrole da situação, surgem problemas com prazos, dificuldades em encontrar arquivos essenciais, e, assim, podem gerar prejuízos financeiros, bem como causar perda de clientes importantes.
Para evitar esse tipo de situação, é primordial que os gestores estejam sempre em busca de formas de otimizar o trabalho realizado, garantindo não só a eficiência, mas potencializando a produtividade, permitindo até mesmo escalar os serviços prestados.
E um dos aliados para esse tipo de procedimento é o uso de tecnologia para advogados. Cada vez mais, são criadas ferramentas e soluções, sejam específicas ou não, que trazem uma série de benefícios para esses profissionais.
Continue lendo e veja as razões pelas quais você deve implementar soluções tecnológicas em seu ambiente de trabalho. Também verá quais são as principais consequências e perdas quando há resistência no uso de tecnologia no escritório.
Além disso, apresentaremos, neste conteúdo, as principais tecnologias para advogados, tanto as que aumentam a produtividade nas atividades cotidianas quanto as para melhor organização financeira, bem como criação e compartilhamento de peças. Saberá, também, como funcionam os softwares jurídicos e os destinados aos correspondentes jurídicos.
Depois, explicaremos quais são as principais tendências tecnológicas para advogados, para que possa ficar de olho e inseri-las no contexto cotidiano de trabalho assim que estiverem disponíveis.
Por fim, você saberá mais sobre os escritórios virtuais e como eles são uma possibilidade interessante para potencializar o rendimento mensal do seu negócio.
No final da leitura deste conteúdo, você estará apto a escolher as melhores soluções, bem como estará consciente de que a inserção de tecnologia nos escritórios é uma realidade, e aqueles que não estão atentos a isso perderão oportunidades interessantes e vantagens competitivas no mercado.
Por que usar tecnologia em seu escritório?
Como toda mudança acarreta adaptação e custos, é comum que os responsáveis por escritórios de advocacia se perguntem: mas por que devo investir em tecnologia? Quais são os ganhos reais que são gerados ao implementá-la?
Bom, em primeiro lugar, olhe à sua volta. Cada vez mais ferramentas tecnológicas fazem parte do cotidiano de todas as pessoas. Seja no ambiente pessoal ou profissional, elas estão presentes e representam um importante avanço.
Assim, agilidade e precisão se tornaram palavras de ordem. Não há mais tempo para processos manuais. Quanto mais a rotina puder ser otimizada, melhor se conseguirá acompanhar novos deadlines e necessidades do mercado de advocacia.
Um primeiro ponto pelo qual torna-se necessária a aplicação de tecnologia nesse ambiente é para a própria organização do escritório de advocacia. Pense nos mais diferentes dados que precisam ser gerenciados no dia a dia:
- dados de clientes;
- armazenamento de documentos importantes para ações judiciais;
- dados financeiros e contábeis;
- dados administrativos;
- documentos trabalhistas dos funcionários, entre outros.
São diversas informações que demandam paciência e dedicação para serem organizadas de forma manual — além de tempo, que poderia ser dedicado a outras funções mais analíticas, por meio de uma gestão otimizada pela tecnologia. Só esse ponto já é o suficiente para evidenciar a importância dela em seu escritório, não é mesmo?
Outro bom exemplo é a possibilidade de expandir sua área de atuação. Quantos clientes sua firma perdeu devido à distância física?
Por meio de tecnologias como videochamadas, seus colaboradores poderiam realizar reuniões com clientes e, assim, resolver questões essenciais, atendendo-os com a mesma agilidade, presteza e eficiência de encontros presenciais.
Esses são apenas dois exemplos simples, mas que deixam claro o quanto a tecnologia é mais do que desejável para o escritório: ela é fundamental. Além do que falamos acima, podemos acrescentar como motivações para utilizar essas soluções:
- maior controle de questões administrativas;
- menor tempo para realização de tarefas comuns do escritório;
- redução das chances de perdas de prazos importantes;
- maior produtividade;
- aumento da capacidade de atendimento, podendo aumentar a cartela de clientes;
- possibilidade de trabalho remoto e ampliação da área de atendimento da empresa;
- agilidade no repasse de informações para clientes;
- cadastro mais preciso de clientes;
- agilidade para encontrar informações importantes;
- melhor controle financeiro, entre outras.
Quais consequências sofre um escritório sem tecnologia?
Só pelo que falamos acima, já é possível perceber o quão fundamental é o uso da tecnologia no contexto atual. Porém, para que entenda o quanto isso pode afetar o cotidiano da empresa, vamos exemplificar alguns pontos do dia a dia de uma firma que relute em aplicar algumas soluções tecnológicas.
É necessário encontrar um documento, para que se faça a cópia dele e seja encaminhado para um determinado processo. Sem uma organização adequada, pode-se demorar um tempo excessivo para encontrá-lo no meio de tantos outros e, com isso, diminuir o tempo destinado a uma outra tarefa, reduzindo a produtividade.
Um advogado esqueceu um determinado prazo e, assim, prejudicou o andamento de determinada ação, por não ter entregue as informações necessárias a tempo. Dessa forma, o caso do cliente está em xeque, podendo gerar insatisfações e, até mesmo, rompimento de contrato.
Outro exemplo é: ao realizar a conferência financeira do mês no livro contábil, percebe-se que o escritório, por uma má gestão de gastos, terminou o período com prejuízos, atrapalhando investimentos importantes que deveriam ser realizados.
É necessário repassar informações simples a um determinado cliente. Assim, agenda-se uma reunião presencial com ele. Porém, devido a problemas com engarrafamento, ele atrasa e o advogado responsável não consegue resolver outras pendências para que possa realizar o atendimento em um período além do estimado.
Essas situações poderiam ser resolvidas por meio de um software que auxilie na organização dos documentos, sejam eles de forma física ou digitalizados. Agendas online também emitiriam uma notificação do prazo, de forma que o advogado não perdesse o deadline.
O prejuízo financeiro poderia ter sido evitado por meio de um software de gestão financeira, que teria indicado o excesso de gastos supérfluos.
Na situação da reunião com atraso, as informações poderiam ser atualizadas por e-mail, telefone ou SMS, e dúvidas poderiam ser solucionadas por aplicativos de mensagem ou videochamadas. Maior comodidade para o cliente e mais agilidade para o profissional.
Ou seja, é possível mensurar, por meio desses exemplos, que, quando um escritório demora para implementar soluções tecnológicas estratégicas, perde, situação a situação, produtividade, recursos e possibilidade de direcionar esforços para questões importantes e urgentes.
É essencial enxergar o seu escritório de advocacia como uma empresa e, portanto, ter uma visão estratégica para potencializar seu crescimento, conquistando novos clientes e melhor rentabilidade. Isso é possível por meio da inserção de tecnologia.
Ou, caso contrário, você vai recair nas situações que falamos acima, prejudicando o andamento do trabalho já existente e impossibilitando a expansão do escritório.
Quais são as tecnologias para advogados?
Agora que está consciente de quão essencial é o uso dessas ferramentas no dia a dia organizacional, é hora de conferir quais são, as soluções disponíveis para serem utilizadas pelos advogados durante a execução de suas funções.
É importante lembrar que nem todas são, de fato, criadas especificamente para esse ambiente, mas é possível adaptá-las e utilizá-las nos escritórios, trazendo mudanças significativas nas rotinas empresariais.
Conheça as principais delas que auxiliarão no aumento da produtividade, no controle financeiro, na criação e compartilhamento de arquivos e documentos, além das soluções dedicadas ao ambiente jurídico.
Tecnologias para produtividade
Como falamos acima, é imprescindível encarar o escritório como uma empresa. E, para potencializar a rentabilidade mensal, é importante visar o aumento de produtividade de forma qualitativa e quantitativa.
As tecnologias auxiliam bastante nesse processo, otimizando o tempo de tarefas operacionais, permitindo que os advogados possam se dedicar a questões mais analíticas de suas funções. Além disso, elas reduzem possíveis erros e chances de perda de prazos, bem como auxiliam a expandir a atuação do negócio.
Com isso em mente, saiba mais sobre as principais ferramentas que podem ser utilizadas nesse ambiente.
Assinatura digital
Como o próprio nome diz, a assinatura digital é uma forma de gerar autenticidade de determinado documento sem a necessidade de ter a cópia física dele.
Uma primeira vantagem de seu uso é a agilidade. Ao receber um documento que necessita da assinatura do profissional responsável, não é mais necessário realizar a seguinte sequência de ações:
- imprimir o documento;
- assinar a cópia física;
- digitalizá-la;
- encaminhá-la de volta.
Imagine reproduzir essas ações diversas vezes ao longo do dia. É tempo demais consumido, não é mesmo? Consome-se, também, espaço demasiado de alocação do documento físico, bem como os custos com insumos (papel, tinta, desgaste de impressora, etc.).
A assinatura digital é feita por meio de um certificado digital e criptografia e tem validade jurídica tal como uma assinatura de próprio punho, garantindo autenticidade ao documento. Assim, caso seja preciso encaminhar ou anexar um documento ao processo, pode-se fazê-lo por meio digital e online, sem a necessidade de impressões e, também, de se deslocar até o fórum para a entrega.
Videochamadas e reuniões
As videochamadas são bastante eficientes para o aumento da produtividade. Principalmente para escritórios localizados em grandes centros urbanos, sabe-se que são comuns os atrasos de clientes para reuniões devido a congestionamentos.
Por meio dessa tecnologia, os profissionais podem realizar reuniões de alinhamento, repassar informações, preparar para audiências e recolher informações pertinentes ao caso de forma rápida e precisa, com a mesma eficiência de um encontro presencial.
Reduz-se, assim, a perda produtiva derivada de atrasos, bem como diminui-se o tempo de deslocamento do advogado (nos casos em que é ele que vai ao encontro do cliente).
Outro ponto positivo do uso de videochamada para reuniões é que, como os participantes não precisam se deslocar, torna-se mais fácil encontrar agendas compatíveis, facilitando a marcação da reunião.
Pode-se realizar videochamadas por meio de aplicativos e ferramentas diversas, como Skype, Google Hangouts, FaceTime ou até mesmo a própria ferramenta do WhatsApp para esse fim.
Organização de tarefas
A organização de tarefas é uma das questões administrativas e operacionais mais delicadas de um escritório de advocacia. Isso porque é uma área em que cuidados com prazos e demandas são essenciais, de forma que qualquer erro pode colocar em xeque o trabalho do advogado e a causa do cliente.
Estão no rol de questões que necessitam de acompanhamento constante:
- autenticação de documentos;
- cópias e obtenção de dados e arquivos importantes para processos;
- reuniões de orientação para audiências;
- verificação de prazos de entrega de documentos;
- acompanhamento de datas de audiências;
- verificação de resultados de sentenças e prazos de recursos.
Se não há uma boa gestão das tarefas a serem realizadas, o profissional pode, por exemplo, perder a data-limite de solicitação de recurso após o indeferimento de um processo. Portanto, além da disciplina de acompanhamento dessas questões, é importante utilizar tecnologias que auxiliem a evitar falhas como essa.
Ferramentas como Google Agenda, Trello e softwares específicos para esse fim auxiliam consideravelmente, principalmente por notificarem seus usuários de deadlines, de acordo com a configuração escolhida.
Por exemplo, você pode escolher ser avisado 48 horas antes de um prazo final e, com isso, organizar-se adequadamente, bem como evitar conflitos de agenda e excesso de tarefas quando houver a necessidade de se dedicar a uma questão específica.
Esse tipo de ferramenta também é útil para o próprio gestor do escritório, que acompanhará demandas, cumprimento de prazos, dedicação e produtividade de seus colaboradores, permitindo uma melhor gestão de pessoas.
Acompanhamento dos processos
O acompanhamento dos processos é essencial para melhorar a produtividade do escritório, bem como oferecer um atendimento diferenciado para o contratante.
Para os profissionais, tecnologias como softwares que obtenham os dados dos sites responsáveis e atualizem o dashboard automaticamente auxiliam a otimizar o processo. O advogado não terá que fazer consultas periódicas a eles, sendo atualizado assim que a decisão for publicada.
Evitam-se, também, as chances de, por falha humana, não registrar os dados do processo e, com isso, gerar atrasos, problemas e não repassar as informações para o cliente adequadamente.
Para o cliente, a agilidade na divulgação das informações demonstra cuidado e atenciosidade, evitando uma das reclamações mais recorrentes no ambiente jurídico: a de que o advogado deixa o contratante à margem do processo, tendo ele mesmo que buscar as atualizações mais recentes.
Gestão de contatos
Principalmente para escritórios que tenham uma quantidade considerável de clientes, ter uma gestão de contatos eficiente é imprescindível para agilizar a comunicação.
Por meio de ferramentas como Google Agenda e outros gerenciadores de contatos, você consegue não só agilizar a busca, quando necessário, mas também categorizar as informações e agilizar as atualizações.
Assim, caso precise se comunicar urgentemente com algum deles, conseguirá encontrar facilmente os dados, potencializando a produtividade. E o próprio cadastro de informações é facilitado, de forma a diminuir o tempo de registro de clientes na lista.
Tecnologias organização financeira
Não é só a produtividade do escritório que influencia na rentabilidade média. Uma boa organização financeira permite otimização dos recursos, evitando gastos desnecessários e permitindo poupar para investimentos futuros, como ampliação do espaço físico.
Ao utilizar ferramentas específicas para esse fim, pode-se evitar problemas como:
- perdas de prazos importantes, como o pagamento de taxas fiscais;
- o não registro de dados importantes concernentes às obrigações contábeis;
- incidência de multas;
- questões trabalhistas;
- gastos excessivos e supérfluos;
- não identificação de momentos de crise, que podem colocar em xeque até mesmo o funcionamento do escritório;
- questões administrativas diversas.
Outro ponto importante do uso de tecnologias de organização financeira para escritórios é que os dados serão de fácil acesso para contadores e consultores, de forma que estes conseguirão resolver questões e executar seu trabalho mais facilmente.
Como as rotinas de trabalho nesses ambientes já são desgastantes por si sós, diminuir o tempo de resolução de questões financeiras e contábeis é essencial não apenas para agilizar esse processo, mas também para evitar o próprio estresse do gestor.
Além disso, se você quiser maximizar o seu lucro e reduzir seus gastos, não pode deixar de conferir o Guia de redução de custos para escritórios de advocacia.
Criação e compartilhamento de peças
Também é essencial a agilização na criação e compartilhamento de peças jurídicas. Além de rapidez nesses processos, é importante assegurar o backup imediato, de forma que as informações não se percam em caso de problemas como perda de HDs e servidores.
Google Drive
O Google Drive é um importante aliado tecnológico para escritórios de advocacia. Por meio dele, pode-se criar peças de forma colaborativa (caso seja um corpo de advogados o responsável pelo caso), permitindo também revisões mais rápidas e compartilhamento automático de informações entre os colegas.
Dropbox
O Dropbox é uma ferramenta interessante de armazenamento na nuvem. Pode-se criar pastas para cada caso e, assim:
- compartilhar os arquivos com todos os envolvidos;
- armazenar todos os documentos pertinentes ao caso;
- utilizá-la como backup de informações dos casos;
- realizar um acompanhamento seguro e eficaz do que ainda resta para ser levantado de documentação para o processo.
Software jurídico
Um software jurídico é essencial para uma boa gestão de escritório. E cada vez mais são lançadas soluções importantes e direcionadas para esse fim. São mais de 100 startups desenvolvendo ferramentas que auxiliam em:
- análise e recolhimento de dados jurídicos;
- automatização de registro de informações processuais;
- automação de documentos jurídicos;
- verificação e acompanhamento do ciclo de vida de processos e contratos que estejam sob responsabilidade do escritório;
- uso de inteligência artificial para resolução de problemas de forma criativa e precisa;
- cadastro de clientes;
- envio de informações e atualizações de forma automatizada para clientes;
- emissão de boletos;
- cadastro de advogados parceiros;
- emissão de notas fiscais, entre outros.
Um ponto positivo é que, por serem específicos para a área, atendem às necessidades do corpo de colaboradores sem se precise adaptá-los para a realidade do escritório.
Sites especializados para correspondente jurídico
Outra ferramenta que auxilia os escritórios são os sites específicos que auxiliam a encontrar advogados correspondentes. Lembra-se de que falamos acima da possibilidade de expansão das atividades para regiões mais distantes do escritório? Pois é, para que seja eficiente, é importante encontrar profissionais capazes de representar o seu cliente em comarcas distintas, sob orientação do patrono do processo.
Por meio dessa tecnologia, você poderá realizar a contratação, de forma ágil e eficiente, de um advogado local que seja competente.
Assim, poderá confiar não só questões de baixa complexidade, como registro de protocolo, análise de andamento processual e retirada de cópia, mas também até mesmo estar presente na audiência, realizar sustentação oral ou despacho com o juiz, desde que seguindo as recomendações do escritório.
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Quais são as próximas tendências de tecnologia para advogados?
São diversas ferramentas úteis, não é mesmo? O uso de cada uma delas permite uma otimização essencial das atividades cotidianas, melhorando não só a produtividade, mas a qualidade do serviço prestado.
Mas o desenvolvimento tecnológico não para. Há uma série de tendências para escritórios de advocacia no futuro a que você já deve ficar atento, a fim de implementá-las assim que possível.
Estão entre elas:
- uso de chatbots para resolução de problemas com clientes e facilitação de primeiro contato, diminuindo o tempo de atendimento;
- uso de machine learning que identificará conceitos e leis a serem utilizados nas peças e petições;
- uso de big data para processamento de informações;
- parcerias com aplicativos de transporte via app;
- armazenamento e backup na nuvem de arquivos e documentos importantes;
- uso do marketing de conteúdo para captação de novos clientes (com cuidado para não ferir as normas de ética da OAB).
Além dessas, existem diversas tecnologias que podem facilitar o seu dia a dia e é sobre isso que escrevemos no artigo Conheça 7 tecnologias para escritório de advocacia.
O que são escritórios virtuais?
Outra tendência forte no mercado, potencializada pela tecnologia, é a abertura de escritórios virtuais, que são um serviço dedicado principalmente para quem está começando na área e necessita de condições competitivas para esse princípio de atuação.
Eles são perfeitos para quem deseja reduzir custos, pois não há gastos com locação de espaço físico, reformas de ambiente, entre outros. Também são ideais para quem se adapta melhor com trabalho remoto ou depende de mobilidade na vida pessoal.
Eles podem ser implementados em locais como coworking ou na modalidade home office, terceirizando o serviço de gestão de correspondências e atendimento telefônico personalizado.
Assim, pode-se economizar, por exemplo, com contratação de recepcionistas para atender o telefone comercial, já que o serviço terceirizado resolverá essa questão sem perder a credibilidade dos clientes. Altamente desejável, não é mesmo?
A inserção da tecnologia nos contextos empresariais e, principalmente, no setor jurídico é uma realidade. Aqueles que não se adaptarem perderão vantagens competitivas e, assim, serão superados facilmente até por aqueles que estão começando agora e têm uma visão mais clara do novo contexto em que estão inseridos. Além disso, o uso dessas ferramentas auxilia a economizar, permitindo aumentar a rentabilidade mensal.
Gostou de ler sobre tecnologia para advogados? Se quiser aprofundar um pouco mais no assunto, temos uma série de vídeos sobre novas tecnologias aplicadas ao Direito no curso Ganhe dinheiro na nova era do direito.
