5 passos para administrar melhor o tempo e fazer mais

Sabe-se que a rotina do advogado brasileiro costuma ser bastante intensa, não é mesmo? Afinal, dividir o tempo entre audiências, elaboração de petições, atendimento a clientes e estudos de casos certamente não é uma tarefa das mais fáceis. No entanto, até mesmo uma agenda atribulada pode ganhar muito em eficiência quando o profissional emprega uma gestão de tempo apropriada às suas necessidades. E foi exatamente pensando nessa otimização que resolvemos abordar neste artigo 5 passos fundamentais para quem deseja fazer mais em menos tempo. Ficou curioso? Então confira:

Entendendo o tempo

O primeiro passo para se aumentar a produtividade no trabalho é entender o poder do tempo. É evidente que a fluência do tempo é um fenômeno natural que ocorre de forma constante, uniforme, e, por isso, é dividido em partes rigorosamente iguais, o que dá origem às horas, aos minutos e aos segundos. Até aqui nenhuma novidade, certo? Porém, a forma como a passagem do tempo é percebida ao longo dos dias é completamente diferente daquela concretamente exibida pelo relógio.

A verdade é que quando estamos envolvidos em alguma atividade prazerosa — como um passeio com a família ou com os amigos, por exemplo —, o tempo parece passar bem mais rápido do que quando nos dedicamos a tarefas menos estimulantes — como a elaboração do imposto de renda, por exemplo. No trabalho, essa tendência também se manifesta levando o profissional, por vezes, a ter uma percepção equivocada do tempo dedicado a cada uma das tarefas, o que impacta diretamente em sua produtividade.

Observando a rotina

Um bom método para corrigir essa possível falha na percepção do tempo é anotar, durante o período de uma semana, por exemplo, a hora do início e do término de toda e qualquer atividade profissional realizada. Isso pode ser feito de forma bem simples e sem maiores rigores, por meio de uma agenda ou planilha. Dessa forma, o profissional poderá contar com dados objetivos para montar adequadamente o planejamento do seu tempo.

Estruturando um planejamento

Quando se fala em planejamento de tempo, pode-se pensar, amplamente, no hábito de manter o devido registro sobre as atividades a serem realizadas no futuro, devidamente acompanhadas de seus respectivos horários e prazos. Muitas pessoas optam por uma agenda, enquanto outras preferem um organizador de tarefas on-line. Na verdade, o meio não faz tanta diferença, o importante é que o advogado se sinta confortável com o recurso escolhido, tendo-o sempre em mãos para consultas e eventuais modificações. O segredo nessa etapa é não tentar dar um passo maior que as pernas, ou seja, é preciso montar um plano realista, adequado à quantidade de tarefas a serem realizadas e ao tempo disponível para essa execução.

Aprendendo a administrar

A administração eficiente do tempo exige que se tenha um controle mais rígido sobre ele. Pode parecer óbvio, mas assumir as rédeas do tempo é mais difícil do que aparenta. É muito comum que, em um dia de trabalho, o advogado seja constantemente interrompido por colegas para prestar consultas, por clientes ao telefone ou por e-mails urgentes. Toda vez que isso acontece, quem está decidindo como o profissional deve usar o seu tempo não é o próprio profissional, mas, sim, o terceiro que o aciona. É certo que muitas situações exigem uma resposta imediata e que muitos advogados trabalham com uma relação de subordinação hierárquica em relação ao empregador, no entanto, essas interrupções devem ser muito bem avaliadas e equilibradas.

Revisando e ajustando os horários

É válido lembrar, por fim, que o quadro de horários deve estar sempre sujeito a melhoramentos. Em alguns casos, uma agenda apertada pode se tornar mais produtiva com a mera reorganização da ordem em que as tarefas são executadas. O advogado pode, por exemplo, ter uma energia criativa maior durante a parte da manhã, fazendo com que seja o momento mais adequado para a redação e a elaboração de peças. Trata-se de uma avaliação extremamente pessoal que deve ser constantemente revista, a fim de ser ajustada às necessidades do momento.

Como o tempo é um bem precioso, que tal aproveitar o horário de suas refeições para aprimorar seus conhecimentos na Era do Direito 4.0 em nosso curso Ganhe dinheiro na nova era do direito? São mais de 6 horas de aulas, com módulos de aproximadamente 20 minutos.

E você, já tentou alguma dessas estratégias no seu dia a dia? Que tipo de táticas pratica para organizar melhor seu tempo? Comente aqui e divida suas experiências e impressões conosco!

 

Coaching para advogados: saiba como motivar sua equipe

É unanimidade entre os especialistas no assunto que a motivação das equipes é uma das maiores vantagens comparativas que um escritório de advocacia pode ter. De fato, expressões como marketing, gestão de pessoas e fidelização se inseriram no mundo jurídico com alguma resistência, e o motivo é simples: a advocacia não é uma atividade empresarial ou comercial e, portanto, possui regulamentação e métodos de trabalho próprios. No entanto, é inegável que, durante as últimas décadas, a iniciativa privada trouxe à tona um conjunto de boas práticas administrativas que em muito colaboraram para o aumento da produtividade e eficiência da atividade exercida. Até mesmo a Administração Pública vem substituindo seu modelo burocrático pelo gerencial para melhor prestar seus serviços públicos. Diante desta realidade inegável, elaboramos o post de hoje para que você conheça a prática do coaching para advogados e como ela poderá deixar sua equipe mais motivada no âmbito do escritório de advocacia. Confira!

Plano de metas e objetivos

É importante deixar claro para o advogado o que se espera dele, de um ponto de vista individual, bem como as prioridades do setor. Uma falha nesse tipo de comunicação pode fazer com que o profissional, apesar de trabalhar com zelo e dedicação, não tenha uma produtividade satisfatória e alinhada com as expectativas da alta gestão, o que costuma ser bastante desmotivador.

Adicionalmente, a experiência mostra que o advogado que trabalha com metas e objetivos reduz drasticamente a quantidade de tempo ocioso no trabalho, buscando sempre melhorar sua performance. Neste particular, é possível, ainda, trabalhar com um esquema de metas sucessivas para avaliar de forma ainda mais criteriosa o desempenho de cada colaborador, mesmo não havendo um sistema de remuneração diferenciada que recompense a produtividade.

Plano de carreira

“Crescer” dentro do escritório talvez seja uma das maiores expectativas do profissional que trabalha em uma sociedade de advogados e, portanto, uma das maiores fontes de motivação! É evidente que o aumento salarial e a melhoria dos benefícios são fatores determinantes do ponto de vista do funcionário, entretanto, é equivocado pensar que são os únicos.

O momento da promoção representa simbolicamente o reconhecimento do esforço e a recompensa pelo trabalho do advogado que cumpriu suas metas e objetivos e está preparado para assumir novas responsabilidades e desafios. Um plano estruturado de carreira, nesse sentido, ajuda o profissional a perceber que está progredindo, evitando uma sensação de estagnação.

Oportunidade de desenvolvimento e treinamento

Nem sempre é fácil manter-se a par das inovações legislativas e mudanças de entendimentos jurisprudenciais e doutrinários apenas com o dia a dia forense. Muitas vezes o advogado ocupa uma posição dentro do escritório que impõe a ele a realização de tarefas bastante específicas e, em alguns casos, repetitivas. Isto pode, também, passar-lhe uma sensação de estagnação, desmotivando-o.

Por outro lado, quando o escritório promove reuniões, palestras, encontros, seminários e mantém uma biblioteca atualizada, o advogado sente-se mais competitivo e capacitado, com condições de lutar pelo cargo que almeja, além, é claro, de tais praticas se refletirem diretamente na qualidade do trabalho do profissional. Vale a pena apostar na estratégia!

Por fim, é importante ressaltar que essas não são as únicas medidas possíveis para promover a motivação de sua equipe. É sempre bom poder contar com a sensibilidade de um profissional especializado em gestão de pessoas que, sem dúvida, é de grande valor na identificação das causas de desmotivação e implementação de novas práticas.

Para você se tornar um Expert em liderança, não deixe de conferir nosso artigo com 4 dicas de gestão de pessoas para seu escritório.

E você, gostou das dicas? Já aplica alguma estratégia motivacional no seu escritório? Deixe seu comentário e participe desse debate conosco!

4 dicas de gestão de pessoas para seu escritório

Um escritório é claramente um ambiente competitivo e, quando se trata do ramo da advocacia, esta característica tende a ser ainda mais pronunciada. Uma batalha que envolve ego e vontade de crescer será travada no dia a dia, e isso não será necessariamente um ponto negativo para o negócio. De fato, direcionar essa energia a favor do sucesso conjunto pode ser o grande segredo daqueles que estão no topo desse ramo. A postura profissional adequada é essencial no meio jurídico, e os cargos de liderança, aqui, exigem não só competência na área, mas também conhecimentos específicos de gestão. Neste cenário, algumas ações a serem colocadas em prática podem trazer um grande diferencial para seu escritório – e muitas delas, como você perceberá, são de simples execução. Confira nossas dicas e verifique como a interação e a produtividade da equipe podem melhorar a olhos vistos através da adoção de medidas eficazes de gestão de pessoas:

1 – Invista no treinamento do time

Na posição de liderança do escritório de advocacia, é fundamental que você conheça e invista no seu pessoal. Um plano de treinamento pode resolver as carências e necessidades de determinado profissional e, como consequência, do escritório como um todo. Para concretizar a ação com eficácia, será necessário um estudo aprofundado da situação atual, identificando qualidades e defeitos nos processos cotidianos do ambiente de trabalho. A partir daí, elabore um plano de desenvolvimento, implantando e acompanhando de perto o treinamento. Acima de tudo, estimule essas melhorias, agindo como verdadeiro incentivador.

2 – Implemente um método de avaliação do desempenho

Implantar uma metodologia para avaliar o desempenho da equipe é uma oportunidade excepcional para rever o passado planejando o futuro, redistribuindo tarefas e reposicionando talentos. Os critérios, porém, devem ser claros para todos para que não haja dúvidas ou conflitos. Além disso, todo o processo deve ser oficialmente documentado, e o feedback para os profissionais do escritório deve ser uma constante.

3 – Promova a melhoria da comunicação interna

Em qualquer área, uma boa comunicação trará melhores resultados, e isso claramente também vale para o segmento jurídico. Promover o diálogo de qualidade, realmente, é ação essencial na criação de soluções e reduções de rixas ou problemas interpessoais. Para conquistar bons resultados nesse sentido, existem diversas estratégias das quais você  não deve abrir mão. Um método importante é criar eventos de integração, como cursos e treinamentos específicos para gestão. Outra maneira mais leve e divertida é  promover confraternizações como aniversários ou festividades para integrar seu pessoal. Uma pequena festividade pós-expediente no próprio local de trabalho ou uma happy hour em algum ponto próximo, de fato, poderão fazer maravilhas pelo ambiente profissional e pelo desempenho de todos. As comemorações de fim de ano e em datas significativas para o escritório também são uma boa pedida, com possibilidade de maior integração e sorteio de brindes para os funcionários.

4 – Aposte em um software de gestão da área

Por que não usar a tecnologia a seu favor? Existem, no mercado, algumas ferramentas que realizam o controle das principais atividades do ramo jurídico, adequando os processos ao porte do escritório e formulando relatórios de análise específicos para que se tomem as ações corretas para melhorar gestão da equipe. Um sistema otimizado de gerenciamento de pessoas auxiliará processos importantes como a administração da equipe, gestão de desempenho, treinamento e desenvolvimento e mesmo os procedimentos de recrutamento e seleção de novos profissionais.

Além da gestão, existem diversas tecnologias que podem facilitar o seu dia a dia e é sobre isso que escrevemos no artigo Conheça 7 tecnologias para escritório de advocacia.

Sinta a diferença!

Os procedimentos que abordamos acima realmente podem modificar o ambiente de trabalho do escritório e aumentar a produtividade e a motivação dos profissionais.  Pouco dispendiosos e por vezes divertidos, você poderá adotá-los sem que o time se sinta pressionado ou negativamente impactado. Além de aprimorar o atendimento ao cliente e construir a imagem de um empreendimento confiável, investir em gestão de pessoas é investir em melhores resultados para seu escritório de advocacia. Aposte nas dicas acima e comemore os benefícios no ambiente de trabalho!

Além disso, se você quiser maximizar o seu lucro e reduzir seus gastos, não pode deixar de conferir o Guia de redução de custos para escritórios de advocacia.

Agora comente aqui e nos conte se você já usa alguma dessas dicas em seu escritório! O que pretende fazer para mudar essa realidade? Compartilhe suas experiências e expectativas conosco!