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Alguns advogados ainda não perceberam a importância de se implantar técnicas de organização e gestão de escritório de advocacia ou entendem que essa necessidade existe apenas para as grandes bancas. Entretanto, independentemente do porte, as sociedades de advogados precisam aprender como organizar um escritório de advocacia, de modo a tornar o escritório uma verdadeira empresa.

Embora a advocacia se trate de uma carreira tradicional  — e, portanto, operá-la como uma empresa possa causar estranhamento —, o fato é que a organização do escritório vai além do trabalho intelectual desenvolvido pelos advogados. Há, assim, toda uma estrutura de organização que precisa ser desenvolvida e implementada na cultura do escritório.

Além disso, não se pode esquecer que organização pode significar economia de espaço e de tempo, dois pontos fundamentais para a saúde financeira de qualquer corporação, inclusive das bancas de advocacia. Dessa forma, observando essa tendência e também a necessidade de organização do escritório de advocacia, nós preparamos este guia completo sobre o assunto.

Ao longo dele, serão abordados assuntos como a organização dos processos, o cadastro de clientes, a estrutura financeira, dicas de práticas para a contabilidade, o controle dos documentos trabalhistas dos advogados e, por fim, como a tecnologia pode ajudar nesse trabalho. Então continue lendo e veja o que pode ser feito em sua sociedade para torná-la mais organizada e, consequentemente, mais rentável.

1 – Organizando os processos do escritório

Manter o controle dos processos judiciais não é uma faculdade para os advogados e sim uma necessidade, uma vez que todos os atos processuais devem ser cumpridos dentro de prazos, em geral, peremptórios.

Isso significa que o ato não pode ser adiado simplesmente porque o advogado já tem muito trabalho a cumprir e está apertado com outros prazos, e sim que o ato precisa ser cumprido naquele período, sob pena de causar sérios prejuízos ao cliente e, consequentemente, ao advogado responsável.

No entanto, é possível organizar o controle dos processos judiciais de modo a otimizar o trabalho  a partir da implantação de algumas técnicas. A primeira delas é registrar todas as informações, e isso inclui todos os dados pessoais do cliente, as notas necessárias para a construção do caso, as decisões tomadas, a movimentação do processo e distribuição entre os advogados da casa quanto às funções assumidas em cada caso.

Pode parecer perda de tempo, mas em um escritório de advocacia as informações dos diferentes processos podem começar a se misturar e isso dificulta o controle sobre o que acontece em cada um deles, por isso a importância do registro de todo o ocorrido.

Além disso, como o trabalho do advogado é movido a prazos, é fundamental que se implante um controle das movimentações processuais. Nesse sentido, tão logo seja publicada uma intimação, o profissional responsável pelo serviço forense saberá da necessidade de se fazer a carga dos autos.

Feito isso, basta fazer a distribuição dos processos entre os profissionais da casa — em geral, cada advogado é responsável por processos determinados, para que possa ter conhecimento mais aprofundado da causa e do direito que se discute — e estabelecer o cronograma de cumprimento dos prazos.

Uma dica interessante para gerenciar melhor o tempo é dividir o trabalho em eventos e tarefas. Os eventos são os que têm data e horário para acontecer, como reuniões e audiências, já as tarefas são funções como redigir as peças processuais e responder e-mails, as quais podem ser feitas em horários definidos pelo próprio advogado.

Fazer esse planejamento de modo a saber em quais dias e horários será possível permanecer no escritório para cumprir as tarefas e distribuí-las de acordo com os prazos processuais, os quais já foram definidos desde o dia da publicação da intimação, facilita no cumprimento de todas as obrigações, sejam eventos sejam tarefas, em tempo hábil.

Assim, a gestão dos prazos judiciais deve estar alinhado ao controle de cumprimento das tarefas e eventos do advogado. Por isso, é importante fazer a distribuição das funções e monitorar o seu cumprimento para que eventuais imprevistos possam ser dirimidos a tempo, sem que haja prejuízo ao processo e ao cliente.

É claro que toda essa distribuição, controle de prazos e monitoramento do seu cumprimento pode ser um pouco trabalhoso, mas nos próximos tópicos será mostrado como a tecnologia para escritório de advocacia pode facilitar nessa parte da organização.

2 – Cadastro de clientes

Ao organizar o escritório de advocacia, um das primeiras perguntas a ser feita é se ele mantém um cadastro de clientes. Esse cadastro é importante por vários motivos, o primeiro deles é porque o advogado precisa saber quem é o seu cliente e como é possível entrar em contato com ele.

Ao longo do processo, há dois momentos que a presença do cliente é imprescindível: a audiência de conciliação e audiência de instrução e julgamento. Isso significa que tão logo elas sejam marcadas, é função do advogado contatar seu cliente e informá-lo sobre a necessidade de comparecer em juízo no dia e horário designados, sob pena de extinção do processo e condenação ao pagamento de custas e honorários.

Além disso, podem surgir dúvidas sobre a casuística que precisam ser sanadas pelo profissional para melhor representação da causa. Nesse contexto, já no primeiro contato com o cliente o advogado pode apresentar um formulário para que o contratante preencha seus dados pessoais e, se possível, apresente mais de um meio de contatá-lo. Depois, esse cadastro deve ser arquivado, mas ainda devem constar outras informações, como a forma de pagamento dos honorários advocatícios.

O modo de pagamento de honorários pode variar de acordo com a natureza da causa ou mesmo com o próprio escritório — há os que cobram apenas um percentual sobre o valor de ganho de causa, há os que cobram um valor inicial mais os honorários de sucumbência e há, ainda, os clientes fixos que, em geral, pagam uma mensalidade.

Essas informações devem estar registradas até para que seja possível o controle pelo financeiro dos clientes adimplentes e dos inadimplentes e que, portanto, precisam ser cobrados de alguma forma.

Outro ponto fundamental a constar do cadastro de cada cliente é os documentos que foram entregues. A guarda de documentos entregues ao escritório, seja para juntada aos processos seja para tentativa de resolução de outras demandas, torna-se uma responsabilidade do escritório.

Em razão disso — e pela importância que alguns documentos têm —, é interessante que se conste no cadastro a listagem dos documentos apresentados, o destino de cada um e, posteriormente, a possível devolução ao responsável.

O cadastro dos clientes ainda pode especificar os que estão com processos ativos e os inativos. Manter os dados atualizados é importante tanto para quem tem processos em aberto quanto para os que não usam o serviço do escritório atualmente. Afinal, o cliente que teve um processo sob os cuidados do escritório pode ter novas demandas e, uma vez satisfeito com o serviço prestado, a chance de procurar o mesmo advogado é muito maior, na medida em que tem confiança no trabalho.

Assim, manter os cadastros atualizados e enviar para os respectivos endereços um cartão no fim do ano ou um calendário no início do ano com todos os dados do escritório é uma forma de se fazer lembrar e de garantir uma contratação em eventual necessidade.  Afinal, o advogado não pode se esquecer do networking do escritório de advocacia.

3 – Como organizar a estrutura financeira do escritório?

A organização da estrutura financeira do escritório talvez seja uma das principais dificuldades enfrentadas pelos advogados e também um dos principais fatores para levar à falência da banca. Assim, por mais que o capital intelectual seja o principal responsável por atrair clientes ao escritório, o bom gerenciamento das contas será determinante para o sucesso financeiro.

O primeiro passo pra organizar as finanças é colocar em relatório o faturamento do escritório, os custos fixos, o custo total, a margem de lucro e possível nível de endividamento. Ao especificar os custos, é interessante discriminar todas as despesas, desde os fixos, como aluguel e folha de salários até os variáveis, como materiais de escritório, transporte para cumprimento de diligências, xerox e até mesmo o cafézinho.

Somente depois de todas essas despesas serem relatadas e colocadas na ponta do lápis é que será possível analisar se existem gastos além dos necessários e em quais despesas é possível fazer economia. Por exemplo: em escritório de advocacia, é comum ter altos custos com papel e tinta de impressora, pois é preciso imprimir sentenças, imprimir esboços de peças processuais para correção e outros.

No entanto, esse tipo de gasto pode ser mais alto do que o que se pensa. Por isso, ao saber o custo real, é possível adotar medidas para fazer economias, como optar por fazer leituras no próprio computador ou mesmo imprimir em frente e verso do papel, quando necessário. Até mesmo alguns tribunais já aceitam essa prática.

Além de especificar as receitas e as despesas, o advogado deve conhecer os respectivos prazos de recebimento e de pagamento, para que possa controlar o fluxo de caixa. Esse controle é fundamental para evitar atrasos nos pagamentos e consequente oneração por multas, assim como para saber o momento de cobrar os clientes inadimplentes.

Outro erro muito comum, sobretudo em escritórios menores, é a mistura de contas pessoais e empresariais, como naquele momento em que se precisa recolher as custas de um recurso e o próprio advogado o faz com o seu dinheiro. No final do mês, porém, o advogado não sabe mais quantas vezes fez esse tipo de pagamento e quanto o escritório deve reembolsá-lo. Outra situação é o advogado que precisa almoçar com o cliente e não sabe se este pagamento é responsabilidade dele ou do escritório.

Nesses casos, é fundamental estabelecer com os sócios em quais situações as despesas devem ser pagas pelo escritório, para que haja uniformidade para todos eles. Além disso, pagamentos de custas são de conhecimento prévio do escritório ou do advogado responsável pelo processo, por isso cabe a ele solicitar o valor com antecedência.

Ainda assim, em eventuais casos de urgência, vale a regra já mencionada: anotar todas as informações para que o reembolso seja devidamente efetuado. Além disso, para evitar confusão patrimonial, os sócios devem estabelecer os períodos e as condições para as retiradas de valores.

Todas essas atitudes, em conjunto, vão ajudar o controle do fluxo de caixa e a manter um nível de despesas dentro do previsto. Todo esse trabalho pode ser feito em planilhas, mas um software pode ser ainda mais eficiente e prático para quem não tem conhecimento de administração. Este assunto, por sua vez, será mais bem detalhado em um próximo tópico.

4 – Algumas boas práticas para a contabilidade do escritório de advocacia

Durante um tempo, a formalização de escritórios de advocacia era algo caro e complexo. Todavia, nos últimos anos, algumas alterações legislativas possibilitaram essa formalização. O fato é que, hoje, trabalhar como advogado autônomo pode se revelar mais oneroso do que abrir a sociedade, na medida em que apenas o recolhimento dos tributos obrigatórios, imposto de renda e contribuição à Previdência Social, pode corresponder a 42,5% dos ganhos.

Entre essas mudanças legislativas estão a possibilidade de formalização da sociedade unipessoal, a chamada EIRELI (empresa individual de responsabilidade limitada), criada pela Lei nº 13.247/2016, e a opção pelo Simples Nacional como regime tributário.

Nesse sentido, a sociedade unipessoal é um tipo de formação societária e opção para os advogados que não desejam se associar a outros colegas, mas ser o único dono de seu escritório. Nessa formação e também nas sociedades comuns, as micro e pequenas empresas, assim reconhecidas pela receita bruta de até R$4,8 mi por ano (novo teto do Simples Nacional 2018), podem optar pelo Simples Nacional como regime de tributação.

No Simples Nacional, o recolhimento dos impostos é feito por meio de uma única guia, na qual incidem todos os tributos devidos, sejam eles federais, estaduais e municipais. As alíquotas incidentes, por sua vez, variam de acordo com as tabelas constantes dos anexos do Simples Nacional e merecem atenção, sobretudo em razão das alterações feitas neste ano de 2018.

Já as sociedades cuja receita bruta ultrapasse R$4,8 mi por ano podem se encaixar no regime de tributação do lucro presumido, um regime também simplificado, por meio do qual o cálculo dos impostos devidos — IRPJ e CSLL — é feito a partir de um valor presumido do faturamento.

Todavia, para saber qual dos regimes de tributação é mais benéfico para cada sociedade de advogados o ideal é contar com a assessoria de um contador. Isso porque somente um profissional habilitado é capaz de fazer o cálculo corretamente e analisar, a partir das demonstrações contábeis da empresa, qual dos regimes é mais interessante, uma vez que nem sempre o Simples Nacional implica um pagamento menor de impostos.

Além disso, em uma sociedade de advogados, é fundamental segregar as receitas devidamente, já que há a entrada de honorários advocatícios, mas também de depósitos judiciais a serem transferidos aos clientes depois de compensados os honorários de sucumbência. Assim, se houver confusão entre esses valores, o escritório corre o rico de pagar mais impostos do que o devido.

Desse modo, é imprescindível que as escriturações financeiras estejam corretamente lançadas, a fim de garantir os pagamentos nos valores corretos e, ainda, evitar autuações por órgãos de fiscalização. Enfim, tudo deve estar corretamente classificado e lançado nas demonstrações contábeis.

5 – Como organizar os documentos trabalhistas dos advogados da empresa?

Em um escritório, os advogados tanto podem ser contratados como empregado, no regime da CLT, como podem ser associados com uma pequena participação nos ganhos da empresa. No primeiro caso, trata-se de relação de emprego, já no segundo trata-se de relação contratual civil. De todo modo, o gestor da banca deve manter arquivados todos os documentos que dizem respeitam a cada advogado, empregado ou parceiro.

Nesse sentido, o ideal é que o responsável pela contratação tenha uma pasta com os documentos de cada colaborador, isso inclui contratos de trabalho ou de participação, documentos de identificação, regulamentos da empresa, possíveis ocorrências, folhas de ponto e folhas de pagamento. Essas pastas devem ser mantidas em um local adequado, sem umidade, para que os documentos sejam preservados, e de forma reservada.

Uma solução interessante é a digitalização de todos esses arquivos, o que pode ser feito internamente ou por empresas especializadas. Com a digitalização, o acesso aos documentos pode ser monitorado e controlado, para que somente os responsáveis possam visualizá-los. A adoção de um software jurídico no qual é possível manter os dados e documentações dos funcionários ou mesmo um software voltado para a gestão de RG também pode ser um facilitador.

Sobre os documentos a serem arquivados, é bom destacar que se o escritório contar com mais de dez funcionários com vínculo de emprego, ou seja, sujeitos à legislação celetista, a empresa deve providenciar um meio de registro de ponto, seja eletrônico seja manual. O importante é que cabe ao escritório fazer o controle das jornadas, a fim de garantir possível compensação ou pagamento de horas extras. Assim, tanto o registro de ponto quanto eventual compensação ou pagamento devem ser devidamente registrados nos arquivos do funcionário.

O ideal é que todos os documentos dos advogados empregados sejam mantidos no arquivo por, pelo menos, cinco anos, pois este é o prazo prescricional. Uma vez encerrado o contrato de trabalho, os arquivos devem ser mantidos por dois anos, prazo para ajuizamento de possível ação trabalhista.

No entanto, se o advogado trabalha como associado, percebendo uma pequena participação nos ganhos da sociedade, o ideal é que os documentos, sobretudo de distribuição e pagamento de honorários, sejam mantidos por dez anos. Isso porque, de acordo com entendimento do Superior Tribunal de Justiça, o prazo prescricional de rateio de honorários advocatícios é de dez anos, o prazo geral previsto no Código Civil.

Assim, para resguardar o escritório contra eventuais demandas judiciais trabalhistas, é necessário manter adequadamente os arquivos dos advogados pelos respectivos prazos mínimos citados acima.

6 – Por que e como contar com a tecnologia?

Ao longo do texto, foi ressaltado que diferentes trabalhos poderiam ser facilitados com o uso da tecnologia, desde o controle de processos, passando pelo cadastro dos clientes, até a organização financeira.

A tecnologia é imprescindível para a otimização dos processos, independentemente do porte da banca mas, talvez ainda mais necessária às menores, já que dificilmente é possível contratar pessoas para ocupar diferentes cargos administrativos e a concentração de todos os trabalhos nas mãos de um advogado pode implicar perda de tempo para a realização do trabalho advocatício em sentido estrito.

Nesse contexto, para garantir a produtividade dos advogados e, ainda, melhorar a rentabilidade da sociedade, a adoção de um software jurídico é essencial. É possível encontrar no mercado diferentes softwares específicos para os escritórios, cada um deles com uma particularidade.

Mas, de maneira geral, esse tipo de software oferece recursos para regular a rotina jurídica, como o acompanhamento das publicações, andamentos processuais, depósitos judiciais, cálculo para atualização dos valores da causa e controle dos prazos processuais. Nesse último ponto, ainda é possível contar com ferramentas que monitoram as tarefas e avisam o vencimento dos prazos.

Além disso, ainda são oferecidos recursos para cadastro de advogados, de clientes e todas as informações sobre os processos, além de armazenamento de todos os documentos em nuvem, ou seja, todos os itens fundamentais para garantir a organização do escritório, como relatado anteriormente. Isso tudo com a facilidade de acessar todos esses dados e recursos de qualquer lugar que o advogado esteja, basta ter acesso à internet.

Alguns softwares jurídicos ainda oferecem recursos para a gestão financeira completa do escritório, com gerenciamento do fluxo de caixa, controle das contas a pagar e a receber, todas as entradas, incluindo a organização dos honorários e demais receitas, e as saídas. Isso ainda com a possibilidade de incluir alertas automáticos de lembretes de vencimentos e pagamentos, enviados por e-mail.

Dessa forma, a organização do escritório de advocacia não pode ser negligenciada pelos sócios, pelo contrário, merece total atenção. Até mesmo porque, ao manter um escritório organizado, garante-se melhor acompanhamento processual, otimização do tempo e de recursos financeiros. Além disso, as sociedades de advogados ainda podem contar com os recursos tecnológicos disponíveis no mercado, voltados especificamente para a gestão de escritórios para facilitar essa organização.

Além da gestão, existem diversas tecnologias que podem facilitar o seu dia a dia e é sobre isso que escrevemos no artigo Conheça 7 tecnologias para escritório de advocacia.

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Não é novidade que os advogados sofrem várias restrições para fazer publicidade para o seu escritório. Em razão dessas limitações, a categoria precisa tirar o máximo proveito do que é permitido, começando pela própria fachada do escritório de advocacia.

A fachada é como um cartão de visitas. Ao se deparar com ela, o cliente já tem a primeira impressão do escritório e, claro, é importante que seja a melhor impressão possível.

Por isso, se a sua banca ainda não conta com uma fachada capaz de atrair muitos clientes, continue lendo nosso post e veja o que não pode faltar.

Boa leitura!

Identidade visual

A identidade visual é o conjunto de cores, tipografia, símbolos e demais elementos de design aplicados na marca.

É fundamental que a fachada do escritório siga a mesma identidade visual aplicada em todos os demais materiais, seja de divulgação, seja de trabalho, tais como o site, redes sociais, blogs, cartão de visita, papel timbrado, envelopes e outros. A existência de uma identidade visual faz com que as pessoas reconheçam facilmente o escritório de advocacia.

Além disso, o escritório com uma identidade visual bem feita transmite aos clientes uma imagem de seriedade, compromisso, competência e responsabilidade.

A cor de trabalho é uma escolha importante na identidade visual. Em geral, as bancas optam por cores mais neutras, na medida em que transmitem a sobriedade da profissão, como cinza, preto, verde, branco, azul, amarelo e bege. Todavia, a escolha também pode estar relacionada com o ramo de atuação do escritório, assim como toda a identidade visual.

Logotipo

O logotipo deve refletir a essência do escritório e seus valores e, ainda, ser coerente com o seu conceito e com o que ele propõe.

Além disso, de acordo com o Código de Ética da OAB, ele deve ser compatível com a sobriedade da profissão. Isso significa que as cores do logotipo também devem ser sóbrias, elegantes e discretas, assim como a grafia, que deve ser a mais regular e formal possível.

Um logotipo bem feito e discreto, neste ramo de atividade, pode atrair mais clientes do que um chamativo.

Dados do escritório

É comum os advogados ficarem preocupados com a fachada do escritório, uma vez que há limitação quanto à publicidade da atividade. Nesse sentido, é importante ressaltar que expor uma placa na fachada do escritório é permitido, mas um outdoor não.

Já informações como o nome da sociedade — vedado o nome fantasia —, nomes dos sócios, respectivos números de registros na Ordem dos Advogados do Brasil e o ramo ou os ramos do direito de atuação são informações que podem e devem constar na fachada. Isso porque elas permitem que os clientes saibam quem são os advogados que atuam naquele escritório e em que ramo atuam e, assim, façam suas pesquisas de referência.

Além disso, dados como número de telefone, endereço eletrônico e horário de funcionamento também são permitidos.

Por outro lado, é proibido anunciar o serviço advocatício, inclusive na fachada do escritório, em conjunto com outra atividade, como contabilidade. A orientação é que o anúncio seja feito com discrição e moderação, sem o uso de frases comerciais, como ‘venha conferir’ e ‘satisfação garantida’.

Dessa forma, a identidade visual, o logotipo e as informações essenciais sobre a banca não podem faltar na fachada de escritório de advocacia.

Além disso, se você quiser maximizar a visibilidade do seu escritório, não deixe de conferir O Guia Completo de Estratégias de Marketing Jurídico para sua carreira e/ou escritório.

Gostou do post? A fachada do seu escritório atrai clientes? Comente conosco.

Já há algum tempo, a rotina dos escritórios de advocacia deixou de ser baseada apenas na análise de contenciosos e no desenvolvimento de teses jurídicas para a representação de seus clientes. Ao se depararem com a vida profissional, os advogados precisam aprender a lidar com uma nova função (que nem sempre é ensinada nas universidades de direito): a gestão de escritório de advocacia.

O próprio exercício da advocacia exige que os advogados tenham certa organização conforme lidam diretamente com o controle de prazos. Nesse sentido, os escritórios precisam gerir as intimações recebidas, a carga dos autos e o próprio prazo para se manifestar a respeito. Apenas essa atividade já exige gestão por parte dos escritórios para que não haja o risco de perder a data para protocolo.

Todavia, a gestão de escritório de advocacia vai muito além disso. Afinal, em tempos modernos, as bancas também precisam se preocupar com a gestão financeira e com o relacionamento com o cliente, uma vez que os recursos devem ser bem geridos para que não haja desperdício — e o ideal é que os clientes estejam sempre satisfeitos.

Como o assunto é importante, preparamos este guia completo de gestão de escritório de advocacia. Ao longo do texto serão abordados temas como a automação de processos, a contabilidade, o marketing jurídico, a organização do escritório e as novas formas de trabalho que podem e devem ser adotadas pelas bancas. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

Automação de processos: item fundamental para gestão de escritórios de advocacia

Em um mercado cada vez mais competitivo como o jurídico, é fundamental investir na gestão do escritório por meio da implementação de uma organização típica de uma empresa.

Essa visão empresarial estratégica passa pela otimização de espaço e de tempo, para que os recursos financeiros sejam investidos nos pontos que possam dar retorno e para que os advogados possam se dedicar ao que realmente importa: a representação dos seus clientes.

Em razão disso, a inovação tecnológica tida no mercado como um todo também deve estar presente nos escritórios, modernizando o trabalho dos profissionais e a prestação do serviço — e, por consequência, permitir que se faça mais com menos.

O primeiro passo para essa modernização é identificar as tecnologias que existem no mercado e analisar quais delas são as ideias para o trabalho do seu escritório. Para isso, é fundamental identificar quais processos de trabalho são automatizáveis.

Nesse sentido, processo é todo fluxo de trabalho que se repete no dia a dia para a execução de determinadas tarefas. Em uma banca de advocacia, são muitos os processos próprios da atividade que podem ser automatizadas, como pesquisa de intimações publicadas, acompanhamento de publicações em geral, controle de prazos, definição de serviços forenses, comunicação interna e divisão de tarefas. Além disso, temos também as tarefas gerenciais do escritório, como marketing, relacionamento com o cliente e controle financeiro.

Diante do elevado número de processos que podem ser automatizados, é importante que a banca avalie as funcionalidades dos softwares jurídicos disponíveis no mercado e opte por aquele capaz de sanar os principais problemas identificados, ou seja, aquele cuja adoção terá um impacto maior (positivamente) no dia a dia do escritório.

Uma das vantagens de um software jurídico é a realização das atividades inteiramente online, o que, por sua vez, permite o armazenamento das informações e dos arquivos na nuvem. Além do armazenamento de documentos e dados online, o software permite a centralização das informações em uma única plataforma, o que faz com que toda a equipe tenha uma visão dos compromissos, das tarefas e dos prazos — inclusive os gestores.

Essa centralização de informações facilita, ainda, a delegação de tarefas, assim como o controle do que está sendo feito. Além disso, é possível criar grupos de trabalho em casos específicos, com compartilhamento de materiais e comunicação direta entre os integrantes.

Como ressaltado, o software jurídico permite ao gestor delegar as tarefas e, a partir disso, é possível acompanhar as entregas e as pendências. Esse controle possibilita ao gestor a análise do trabalho desempenhado por cada colaborador, sendo possível saber aqueles que cumprem com seus compromissos e aqueles que podem não estar à altura da empresa.

A principal vantagem da automação de processos em um escritório de advocacia é a economia de tempo por parte dos advogados, já que eles deixam de dedicar horas à pesquisa de intimações, ao controle de prazos, à organização da agenda e à elaboração de relatórios. Com essa economia de tempo, os advogados podem se dedicar às atividades jurídicas propriamente ditas, como o estudo de processos e de teses jurídicas e a elaboração de petições.

Dessa forma, além de mais organização, há ganho de produtividade e de rentabilidade.

Contabilidade: saiba como garantir a lucratividade de seu escritório

Até pouco tempo atrás, era comum que os advogados preferissem atuar como autônomos, — sobretudo os que trabalhavam sozinhos — em vez de abrir uma sociedade. As novas formas de legalização autorizadas pela Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) permitiu que essa realidade fosse revista por muitos profissionais do Direito.

Ainda assim, alguns advogados se mantêm como autônomos por acreditarem que a formalização como pessoa jurídica pode implicar no aumento de impostos. No entanto, acontece justamente o contrário.

Um trabalhador autônomo (o que inclui o advogado) precisa recolher imposto de renda (IR) e a contribuição ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) no percentual de 20% sobre sua remuneração. O percentual a ser recolhido pelo advogado empregado varia entre 8% e 11%, e o percentual a ser recolhido pelo empreendedor é de 11% sobre o pró-labore.

Além disso, o autônomo deve pagar, a título de imposto de renda, o valor relativo a 22,5% sobre os seus ganhos. Já o administrador da sociedade de advogados pode até ser isento se seu pró-labore não for de alto valor. Ainda que não seja administrador, o sócio está isento do pagamento de IR sobre a retirada de lucro, independentemente do valor.

Dessa forma, um autônomo pode chegar a pagar aos cofres públicos a quantia correspondente a 42,5% de sua remuneração, ao passo que o escritório de advocacia pagará o percentual máximo de 16,85% sobre o faturamento bruto pela tabela do Simples Nacional — isso se o faturamento for superior a R$ 3,5 milhões anuais. Em escritórios menores, o percentual a ser pago pode ser de apenas 4,5%.

Dessa forma, torna-se mais interessante a formalização do escritório, seja como sociedade simples ou como sociedade unipessoal.

Nesse sentido, a sociedade simples é a sociedade formada para prestar serviços de natureza técnica ou intelectual (como a advocatícia), formada por pelo menos dois sócios. A mudança recente que facilitou e incentivou a formalização dos escritórios de advocacia foi a permissão legal de inscrição dessa sociedade no Simples Nacional.

Já a sociedade unipessoal é aquela formada por apenas um advogado, ou seja, trata-se de uma versão de uma empresa individual comum para advogados que não queiram se associar a outros profissionais. Assim como a sociedade simples, a unipessoal também pode aderir ao Simples Nacional, o que facilita o recolhimento dos impostos.

De todo modo, independentemente da formação de sociedade simples ou de sociedade unipessoal, é fundamental que o escritório se dedique a uma contabilidade correta, distinguindo as receitas oriundas de honorários e as receitas oriundas de valores creditados a clientes em processos judiciais e acordos extrajudiciais. Isso porque a confusão entre essas contas pode implicar no pagamento de impostos indevidos, além de multas.

Somado a isso está o fato de que a desorganização das finanças pode levar a uma escrituração contábil equivocada, e consequentemente, à autuação pelos órgãos de fiscalização. Nesse contexto, é fundamental que as classificações e os lançamentos sejam corretamente feitos nas demonstrações contábeis a fim de garantir que os impostos e custos fixos e variáveis sejam apenas os necessários, garantindo a lucratividade.

Marketing jurídico: faça seu escritório se tornar destaque

Os profissionais do Direito sabem que o marketing jurídico encontra algumas restrições impostas pelo Código de Ética e Disciplina da OAB. Todavia, é preciso ficar claro para os escritórios de advocacia que se trata de restrição, mas não de proibição absoluta.

Nesse contexto, as bancas estão impedidas pelo referido código de anunciar seus serviços em veículos de massa, como rádio e televisão, assim como em outdoor. Por outro lado, as bancas podem participar de eventos jurídicos e, neles, promover seus serviços. No entanto, os eventos devem ser necessariamente jurídicos, uma vez que está proibida a divulgação em eventos estranhos à área, como feira ecológica.

Outras restrições visam assegurar a sobriedade da profissão. Exemplo disso é a vedação do uso de expressões de atividade comercial, como “ligue agora” e “venha conferir”. Outro exemplo é a ausência de permissão para divulgação de preços jurídicos e o uso de fotos dos prédios dos tribunais nas páginas das bancas.

Até mesmo o marketing digital para advogados deve ser feito com cuidado, uma vez que os escritórios de advocacia não podem oferecer consultas gratuitas em seus sites, pois isso fere os padrões éticos da OAB. Há, no entanto, outras estratégias de marketing digital jurídico que podem ser adotadas para captar clientes.

Uma dessas estratégias é o marketing de conteúdo, que consiste na divulgação de conteúdos relevantes, ou seja, de materiais que sejam de interesse das pessoas que o escritório quer atrair como clientes. Isso significa produzir textos de linguagem acessível, cujos temas possam interessar os potenciais clientes, e veiculá-los nos respectivos blogs dos escritórios de advocacia.

O marketing de conteúdo, além de autorizado pela OAB, ajuda a construir a imagem do escritório e a se aproximar dos possíveis clientes. Isso porque, sempre que o interessado buscar mais informações sobre determinado assunto, o escritório que adota essa estratégia terá seu nome vinculado a um texto que oferece informações a pessoas comuns. Isso ajuda a fortalecer a credibilidade da banca junto aos clientes, tornando-se autoridade no meio jurídico.

Além do conteúdo ter que ser atrativo, o visual adotado pelo escritório também deve ser. Assim, é importante que a banca cause uma boa impressão no seu site, blog e nos perfis das redes sociais, adotando um visual bonito, mas também de fácil acessibilidade. Uma imagem ruim ou mal pensada pode passar a impressão de desleixo.

Outra forma de marketing permitida pela OAB é a participação em canais especializados na internet. Nesses canais, é possível oferecer os serviços jurídicos e ainda se conectar com outros profissionais.

Da mesma forma acontece a participação em eventos jurídicos. Além de permitidos, esses eventos são uma ótima forma de se relacionar com outros profissionais da área e ganhar notoriedade. Dessa forma, é interessante, além de participar como ouvinte, palestrar em feiras, eventos e faculdades.

Os anúncios online, em páginas como Google e nas redes sociais, também alcançam um grande número de potenciais clientes — visto que atraem visitas ao site e ao blog do escritório. Assim, ao levar o nome da banca para pessoas que não conhecem seu trabalho, elas podem vir a necessitar dos seus serviços e requisitá-los.

Nesse contexto, é fundamental que o escritório de advocacia invista no seu marketing para conseguir alcançar o maior número possível de potenciais clientes. Ao adotar estratégias de marketing, a banca tem a chance de ganhar mais notoriedade, posicionando-se como autoridade no seu ramo de atuação, além de criar uma boa reputação no mercado e, assim, se tornar mais competitiva.

Além disso, investir no marketing permite aos advogados do escritório focar no exercício de sua profissão, e não tanto na captação de clientes. Em razão disso, vale a pena contar com profissionais competentes de marketing para alcançar resultados ainda mais expressivos sem precisar se preocupar com a implementação da estratégia.

Organização do escritório: entenda como ter um dia a dia mais produtivo

Um dos principais objetivos de um processo de gestão é fazer com que os profissionais produzam mais em um mesmo tempo, sem que isso implique no aumento de gastos. Isso significa que é fundamental organizar o escritório de forma a ter uma rotina mais produtiva.

A principal forma de tornar o dia a dia mais produtivo é investindo em algumas tecnologias para escritório de advocacia.

Nesse sentido, como já ressaltado anteriormente, é fundamental que o escritório conte com um bom software jurídico para gerenciar a rotina jurídica, concentrar as informações, controlar os prazos e as tarefas de cada profissional e ainda facilitar a comunicação interna. Por meio de um software com essas funcionalidades, o advogado terá mais tempo para se dedicar ao trabalho jurídico propriamente dito.

Além dessas funções, o software também pode auxiliar no controle financeiro da empresa, como controle do fluxo de caixa, emissão de boletos, de faturas de clientes e de notas fiscais. O gerenciamento do setor financeiro por meio de software, além de prático, inibe possíveis práticas fraudulentas ao tornar o processo mais transparente para todos os sócios.

O uso de aplicativo de calendários e agendas por cada advogado também pode facilitar a organização do dia a dia, alertando sobre possíveis tarefas inacabadas ou mesmo tarefas urgentes.

Outra tecnologia que também pode melhorar a produtividade dos advogados é a videoconferência. Isso porque as reuniões — tanto de advogados com seus clientes quanto entre os próprios advogados de um escritório — são muito frequentes. Todavia, o tempo de deslocamento entre um local e outro, ou mesmo a necessidade de que todos os advogados estejam presentes no escritório ao mesmo tempo pode dificultar esses encontros.

Em razão disso, o uso de tecnologias que permitem a videoconferência faz com que as pessoas se reúnam de qualquer lugar, basta ter um computador (ou mesmo um celular/tablet) com acesso à internet. Uma dessas ferramentas é a GoToMeeting, que permite o compartilhamento de áudio e vídeo no momento do encontro, sem a necessidade de download.

Além do uso da tecnologia, a adoção de algumas políticas por parte do escritório também pode ser uma forma importante de garantir a produtividade no ambiente de trabalho.

Uma dessas políticas pode ser a restrição ao acesso às redes sociais. Os minutinhos no Instagram e no Facebook gastos diariamente podem tomar um tempo enorme na jornada de trabalho do advogado. Para evitar isso, o escritório pode definir os horários de acesso, como nos intervalos para o café e durante o almoço.

Outra forma de garantir a produtividade dos colaboradores é estabelecendo metas em curto (um dia), médio (uma semana ou um mês) e longo prazo (um trimestre ou um semestre). Um exemplo de meta de curto prazo é preparar uma quantidade x de defesas por dia. Essa é, ainda, uma forma de demonstrar para o advogado o que o escritório espera dele.

Novas formas de trabalho: saiba como ser um escritório correspondente

O trabalho de advogado correspondente já é bastante conhecido por parte de alguns escritórios de advocacia. Todavia, o que muitos escritórios ainda não perceberam é que eles também podem trabalhar como correspondentes jurídicos.

Essa é uma nova forma de trabalho e uma opção interessante para o escritório, visto que ele já dispõe de todos os meios e recursos necessários para prestar esse tipo de serviço. Afinal, o escritório já conta com seus colaboradores para realizar os serviços forenses, como protocolos, cópia de processos, distribuição de ação, retirada de guias, além de trabalhos mais complexos, como realização de audiência, sustentação oral em julgamentos de segundo grau e despachos com o juiz.

O que o escritório precisa é apenas distribuir mais essas tarefas aos seus colaboradores e, assim, atuar como um apoio para escritórios de outros municípios e estados.

As vantagens da prestação desse tipo de serviço são inúmeras, a começar pela ampliação do networking. Isso porque o escritório se torna mais conhecido no meio jurídico, aumentando a sua visibilidade por parte de outros advogados. Essa visibilidade, por sua vez, pode levá-lo a ser indicado para outros clientes.

Além disso, a atuação como correspondente implica em uma diversificação da fonte de renda do escritório — logo, mais lucro. A demanda por esse tipo de trabalho costuma ser alta mesmo para um advogado correspondente autônomo. Já um escritório de advocacia, que usufrui de toda a estrutura e ainda conta com o respaldo no mercado, pode aumentar significativamente a sua renda oferecendo esse trabalho.

É importante lembrar que esse aumento de renda seria livre, já que, como ressaltado, o escritório já conta com os colaboradores para realizar os mesmos trabalhos.

Essa é, ainda, uma oportunidade do escritório de advocacia correspondente expandir seu território de atuação. Afinal, os escritórios de apoio que se localizam na capital podem prestar esses serviços aos escritórios do interior e vice-versa, tornando-se cada vez mais presentes nessas outras localidades e, até, tendo a possibilidade de firmar parcerias mais duradouras.

Enfim, trata-se de uma ampliação dos serviços prestados que tem apenas a acrescentar ao escritório que os oferece.

Tornar-se um escritório correspondente é fácil e rápido. Atualmente, inúmeras plataformas oferecem o serviço de intermediação entre correspondentes e escritórios que precisam contratar o trabalho deles. No entanto, é interessante pesquisar e escolher uma plataforma com credibilidade no mercado e com uma boa metodologia de trabalho para que o escritório tenha mais respaldo nessa atuação.

Uma vez eleita a plataforma, basta acessar seu site e fazer o cadastro. Em geral, esse cadastro é feito no nome de um advogado. Assim, basta escolher o nome de um dos sócios da banca para cadastrá-lo como correspondente.

Ao fazer o cadastro, algumas plataformas oferecem a oportunidade de selecionar as áreas de atuação e os serviços forenses que o advogado se interessa em oferecer. Dessa forma, o escritório pode optar por oferecer os serviços somente no seu ramo de atuação ou pode escolher diversificar.

Feito o cadastro, é só começar a trabalhar como um escritório de apoio e prestar um serviço de qualidade e com respeito aos prazos para aumentar sua renda e garantir um bom networking.

Dessa forma, a gestão para escritórios de advocacia não deve ser negligenciada pelos sócios da banca. Pelo contrário: é essencial prestar bastante atenção nesse processo para, assim, garantir o desenvolvimento de um bom trabalho, com otimização de tempo e de recursos humanos e financeiros.

Muito interessante este assunto, não é? Agora que você já sabe mais sobre ele, aproveite para baixar nosso e-book com o guia de redução de custos para escritórios de advocacia!

Antes de abrir seus escritórios, muitos advogados recém-formados ou até mesmo profissionais que já estão há algum tempo no mercado não refletem sobre um detalhe importantíssimo: todo escritório de advocacia é um negócio e deve ter uma gestão bem-feita.

Um dos erros mais comuns e mais graves causado pela falta de gestão (ou pela má condução de uma) é misturar as finanças pessoais com as do escritório, o que pode ser fatal para a sobrevivência do negócio. Para te ajudar a manter as coisas em ordem, preparamos algumas dicas que vão ajudar a separar as contas e garantir o seu sucesso:

Conheça todas as suas despesas

Seja impecável na organização tanto de suas despesas pessoais quanto das contas do escritório. Saber exatamente para onde está indo o dinheiro é essencial para um planejamento financeiro efetivo e até mesmo para uma possível redução de gastos. Faça anotações de todos os seus gastos presentes e futuros. Crie o hábito de registrá-los assim que forem gerados.

As contas pessoais devem chegar na sua casa. Não deixe-as junto com as do escritório para evitar a tentação de pagá-las com os recursos de lá.

Crie planilhas

A sistematização de receitas e despesas por meio de um fluxo de caixa é imprescindível para que o advogado saiba quanto dinheiro vai entrar e quanto vai sobrar no fim de cada mês. As planilhas dão uma ideia, mesmo que superficial, de como andam as finanças do escritório, se o dinheiro do caixa está sendo todo usado e não está sobrando nada é sinal de que alguns gastos precisam ser repensados. O controle do fluxo de caixa é mais simples do que parece e há vários modelos disponíveis na internet.

As planilhas também vão facilitar a cobrança de clientes inadimplentes e fazer com que todas as contas do escritório sejam pagas em dia. Lembre-se: organização nunca é demais!

Utilize a tecnologia a seu favor

Há vários softwares disponíveis para a organização de contas e podemos observar, pelo menos, duas grandes vantagens de automatizar o controle financeiro do escritório: reduzir o tempo — que já é tão escasso para os advogados — gasto com as tarefas que não são o seu core business e aumentar a segurança e precisão das informações.

A contabilidade de um escritório de advocacia pode ser bastante truncada, pois existem muitas despesas variáveis, como custas processuais, viagens e despesas de deslocamento e organizar tantos dados é muito mais fácil tendo a tecnologia como suporte — que tal adotar alguns apps que todo advogado deve conhecer?

Além da gestão, existem diversas tecnologias que podem facilitar o seu dia a dia e é sobre isso que escrevemos no artigo Conheça 7 tecnologias para escritório de advocacia.

Não retire recursos do escritório para uso pessoal

É importante que o advogado jamais faça retiradas de dinheiro quando estiver apertado com as contas de casa. Essa regra deve ser rigorosa! Para que isso seja possível, estabeleça um pró-labore que seja suficiente para a satisfação de seus gastos pessoais e, ao mesmo tempo, compatível com a realidade do escritório.

Além disso, é interessante fazer uma reserva de fundos com todos os recursos que sobram mensalmente. Mas atenção: essa reserva pode ser empregada como capital de giro ou investimento no negócio, e jamais deve ser embolsada como lucro para fins pessoais.

Contrate um contador

Um profissional especializado faz toda a diferença para a análise dos fluxos de caixa, organização das informações e cálculo de impostos. Se você não entende muito bem de finanças e gestão de recursos, pode ter enormes prejuízos se tentar economizar com a contabilidade. Além disso, o serviço contábil mantém a saúde financeira do escritório em dia e orienta os próximos passos em busca do aumento da rentabilidade.

Uma boa gestão financeira é uma das chaves para o sucesso de qualquer empresa. A disciplina com os gastos e a separação das contas pessoais das do escritório são o ponto de partida para que a administração seja realmente efetiva. E, para saber mais sobre como ter uma gestão vencedora no escritório, baixe gratuitamente o nosso e-book Guia de redução de custos para escritórios de advocacia!

E que tal seguir as nossas dicas para organizar suas contas? Conte para nós como tem feito a sua gestão financeira e o que achou de nosso post!

Em qualquer negócio que se pretenda ser rentável, é preciso focar na palavra gestão. Ela qualifica a inteligência de um negócio e é peça central no desenvolvimento de mercado, inclusive para um escritório de advocacia. Além de compreender os trâmites do Direito, é importante que o escritório esteja atento às questões internas administrativas.

Para começar, é preciso ressaltar que o princípio de organização profissional é essencial para que o negócio prospere, já que por vezes surgem empreendimentos que falham justamente por não conseguirem evitar amadorismos e improvisos. Gerir com foco na capacidade de oferecer produtos ou serviços de qualidade deve estar em destaque.

Critérios de planejamento

Quando se pensa no planejamento estratégico de um escritório de advocacia, deve-se buscar compreender os detalhes de todos os processos que fazem o negócio funcionar no dia a dia. Propor um modelo de negócios é um bom começo.

Esse modelo ajudará a conhecer de forma descritiva e objetiva o papel de cada um na estrutura interna do escritório, o perfil de cliente que se tem em vista, os recursos disponíveis, os parceiros possíveis e por que meios as metas podem ser atingidas.

Focando em estratégias que otimizem processos, já se estará fidelizando o cliente, que sempre espera agilidade e comprometimento na execução das tarefas. Claro, sem abrir mão do rigor e transparência necessários com os procedimentos envolvidos.

Para saber mais sobre o assunto, não deixe de conferir nosso artigo Planejamento estratégico no escritório: entenda a importância.

Controle de finanças

Para que o trabalho jurídico possa ser feito com a devida profundidade, a gestão dos recursos financeiros deve, na melhor das hipóteses, ficar a cargo de um profissional especializado. Assim, os assuntos tratados pelos advogados com seus clientes não se misturam às questões de cobrança, deixando isso aos cuidados de outro funcionário.

Com essa devida separação, tem-se também por objetivo a melhor visualização dos processos. Assim, podem-se reduzir custos e despesas, diminuir a inadimplência, estabelecer políticas de reembolso, fazer a gestão de reservas financeiras, além de buscar e avaliar aplicações e investimentos.

Local adequado e equipe bem treinada

Pode parecer menos relevante, mas quando se trata de imagem organizacional é bom pensar sobre o local no qual se atendem os clientes. De acordo com a disponibilidade de recursos e o perfil do escritório de advocacia, pode-se optar por espaços compartilhados, reuniões virtuais ou locação de salas comerciais.

Tudo vai depender de como será pensado o custo-benefício e a projeção de quais meios deixarão o cliente mais à vontade e disposto a fazer negócio. Uma infraestrutura adequada sempre será um investimento que traz pontos positivos de antemão.

Juntamente com o local adequado, é imprescindível uma equipe focada e bem treinada. Para isso, escolher profissionais com perfil de liderança é essencial. A produtividade geral dos envolvidos depende do reconhecimento das potencialidades de cada um e de uma distribuição eficiente das tarefas dentro do escritório.

Tornar rentável um negócio passa por controlar os processos internos, gerenciando recursos e promovendo constantemente a satisfação dos clientes. Afinal, são eles os responsáveis por construir a credibilidade do escritório de advocacia e promovê-lo a outros patamares.

Gostou dessas dicas? Não deixe de conferir nosso Guia de redução de custos para escritórios de advocacia para maximizar o seu lucro e reduzir seus gastos.

Ainda tem dúvidas sobre o assunto ou outras dicas para uma boa gestão administrativa? Deixe seu comentário aqui no post ou em nossas páginas no Facebook e no Twitter e conte para nós!