Na maioria das vezes, o advogado precisa se preocupar não apenas com a atuação técnica e de atendimento ao cliente, mas também com a gestão do escritório em geral. Para conciliar essas duas tarefas, além de realizar um esforço consciente também é preciso ter muita organização.
Se a conciliação for feita da forma correta, economiza-se tempo em todas as tarefas e a qualidade das ações aumenta de maneira importante. Abaixo, trazemos algumas dicas para conseguir o equilíbrio entre atendimentos e gestão para advogados!
Monte um arquivo
Ter um arquivo bem organizado é um passo importante para conciliar os atendimentos e a gestão do escritório. Inicialmente, o arquivo deve ser dividido para a gestão e para os atendimentos.
Na parte dos atendimentos, o arquivo deve ser separado pelo andamento dos processos, de acordo com a importância de cada ação ou por ordem alfabética. Sendo um advogado correspondente, é ainda mais importante manter essa organização para não se perder entre as diferentes obrigações.
No arquivo de gestão, é importante separar documentos relativos ao funcionamento do escritório, contas a pagar, contas a receber, dados contábeis e assim por diante.
Estabeleça fluxos de trabalho
Outra coisa importante para a conciliação é estabelecer fluxos de trabalho. Isso significa determinar em qual momento será feita a gestão e em qual momento ocorrerão os atendimentos, por exemplo.
Normalmente, é mais produtivo pagar as contas logo pela manhã e fazer fluxo de caixa no horário do fechamento, por exemplo. Um atendimento em horário comercial, por sua vez, funciona muito bem para atender às demandas de diferentes clientes.
Para a advocacia correspondente, é preciso tomar mais cuidado, já que os atendimentos e atuações normalmente são muito diferentes entre si, o que exige uma preparação prévia e uma organização adequada na agenda.
Utilize softwares
A tecnologia é uma grande aliada e é possível utilizar softwares para conseguir uma conciliação mais facilitada. Um software de gestão, por exemplo, ajuda a manter todas as movimentações do escritório em dia e devidamente registradas.
Já um software de organização pessoal permite a criação de lista de afazeres e o controle da sua produtividade, assim como montar a agenda também se torna mais fácil. Aplicativos para dispositivos móveis também podem ser usados.
Existem diversas tecnologias que podem facilitar o seu dia a dia e é sobre isso que escrevemos no artigo Conheça 7 tecnologias para escritório de advocacia.
Mantenha a qualidade para o cliente
Independentemente das técnicas utilizadas, é indispensável que a qualidade de atendimento ao cliente seja mantida. Afinal, o cliente não está preocupado com a gestão do escritório da mesma forma que se preocupa com a qualidade com que é atendido.
Adaptações, desenhos de fluxo e conciliações são bem-vindos, mas não deve haver o sacrifício da qualidade de atendimento do cliente em detrimento de uma gestão mais assertiva. Do contrário, o escritório começa a perder posicionamento e clientes.
O advogado, especialmente o profissional correspondente, pode conciliar as tarefas de atendimento à gestão do escritório ao ser organizado e isso é conseguido ao montar um arquivo, ao desenhar o fluxo de trabalho e também ao usar softwares. Seja como for, é indispensável que a qualidade de atendimento não seja sacrificada para não causar prejuízos ao escritório em geral.
Se quiser entender mais sobre a gestão de custos e montar um plano de ação para reduzi-los, baixe o nosso Guia de redução de custos para escritórios de advocacia!
