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Tire 6 dúvidas sobre contabilidade para advogados!

A rotina de trabalho em um escritório de advocacia é, por si só, pesada e desgastante. Isso porque o advogado precisa lidar com prazos, atendimento ao cliente, preparação para audiência e sustentação oral de inúmeros processos ao mesmo tempo. Além, é claro, de estar sempre estudando, haja vista as constantes mudanças nas legislações brasileiras, e de estar sempre disponível para encontros com eventuais clientes. Enfim, trata-se de um trabalho que exige muito do profissional. Em razão disso, é interessante repensar as prioridades e delegar a outros profissionais as funções que exigem conhecimento específico e que sejam cruciais para o sucesso do empreendimento, como é o caso da contabilidade. Se o seu escritório ainda não conta com a assessoria de contabilidade para advogados, continue lendo o post para entender por que ela é tão importante.

1. Qual a importância da contabilidade para advogados?

A abertura de um escritório de advocacia requer a tomada de decisões importantes, como capital social, natureza jurídica, regime de tributação, porte do escritório e participação de sócios. Todas essas escolhas vão ter influência direta na carga tributária a ser recolhida pela banca. Iniciar esse processo de forma equivocada pode comprometer a lucratividade do negócio e, consequentemente, o seu sucesso.

Todavia, não é só no momento de abertura do negócio que a assessoria contábil se revela importante. Afinal, há uma relação de documentos contábeis que precisam ser devidamente completados para evitar erros, incidência de multas e de outros problemas administrativos. Entre esses documentos, destacam-se a escrituração contábil e fiscal, a preparação da folha de pagamento dos funcionários, o cálculo de tributos e a emissão de balancetes e outros demonstrativos contábeis.

Nesse sentido, transferir o trabalho de contabilidade do escritório para profissionais capacitados é ter a certeza de que a contabilidade está sendo feita da forma correta, de que os tributos estão sendo recolhidos na medida e de que não haverá problema com o fisco no futuro.

2. Quais funções podem ser desempenhadas por um escritório de contabilidade?

A assessoria contábil envolve o desempenho de diversas funções. Como ressaltado anteriormente, essa assessoria pode se fazer presente desde a abertura do negócio até o seu dia a dia.

Assim, em regra, são desempenhadas as atividades de escrituração contábil e fiscal, a emissão de balancetes e de demonstrativos de resultados, o preparo da folha de pagamento, assim como o cálculo e o consequente recolhimento dos tributos.

Todavia, existem outros serviços especializados que também podem ser oferecidos, tais como planejamento financeiro e tributário, verificação da possibilidade de redução de custos, análise dos balanços e demonstrativos de resultado, verificação dos resultados a fim de se identificar as margens de lucro ou prejuízo, além de atividades de legalização. Enfim, atividades que exigem conhecimento técnico e que, por isso, devem ser realizadas por um profissional competente.

3. Quais os benefícios de contratar esse serviço?

Uma das principais vantagens é ter a orientação profissional para escolher o regime de tributação do escritório. Isso porque a escolha correta do regime possibilita a otimização dos recursos e o recolhimento de tributos na medida, nem a mais e nem a menos. O ideal é que essa assessoria seja prestada antes da abertura do negócio. No entanto, se o seu escritório já está em funcionamento, ela pode ser prestada agora, e a escolha será feita com base nos estudos e projeções.

Além disso, como as legislações tributárias e trabalhistas têm passado por mudanças, é fundamental se manter atualizado sobre esses temas para não incorrer em erros. No entanto, isso nem sempre é possível quando se trata da área de atuação do advogado. Por isso, contar com o serviço de contabilidade para escritórios garante que as decisões e demonstrações estão sendo feitas de acordo com as regras atuais, evitando-se problemas futuros.

Há ainda que se ressaltar que a assessoria de contabilidade proporciona que o processo de gestão seja feito tendo, como base, dados diferenciados e específicos relacionados às receitas e despesas ou à projeção dos resultados, garantindo-se maior organização dos negócios.

4. Qual a importância do contador para o planejamento tributário?

Pagar impostos além do devido não é o desejo de nenhum profissional. No entanto, isso pode acontecer sempre que um planejamento tributário não é seguido. Nesse sentido, um contador pode aplicar corretamente as alíquotas referentes às atividades, evitando-se irregularidades, além de buscar maneiras para reduzir as obrigações, a partir das alternativas presentes na própria legislação.

Um contador ainda pode fazer constantemente a simulação das práticas tributárias, a fim de se certificar de que o regime enquadrado é o melhor para a empresa. E ainda entregar corretamente, e no prazo, as declarações obrigatórias.

Todas essas práticas são legais e devem ser exploradas por um profissional competente para garantir o cumprimento das obrigações.

5. Quais os principais pontos que merecem atenção?

Independentemente do tamanho do escritório, alguns pontos merecem atenção para garantir a saúde financeira do negócio. O primeiro deles é a separação de contas pessoais e profissionais, uma confusão muito comum, sobretudo, em bancas menores.

Assim, ao organizar as finanças do escritório, é preciso ter em mente quais valores pertencem à conta profissional e qual quantia pertence à conta pessoal. Para facilitar essa distinção, é interessante fazer planilhas que ajudem a visualizar as despesas de cada um e a controlar a gestão financeira.

Além disso, é preciso ter consciência sobre os gastos da empresa. Ao especificar a relação de gastos e de receitas, é possível perceber que algumas despesas são desnecessárias e que podem ser facilmente cortadas ou, pelo menos, reduzidas. Os gastos devem ser responsáveis e necessários para evitar o consumo de toda a lucratividade.

E para facilitar ambas as situações anteriores e tornar o escritório mais rentável, o ideal é fazer um planejamento estratégico, com objetivos de curto, médio e longo prazo. Traçar objetivos é uma forma de orientar os sócios e demais colaboradores para o alcance de resultados. No entanto, para isso, é fundamental ter uma gestão eficiente da área contábil.

6. O que considerar na hora de contratar um bom profissional da área de contabilidade?

Ao contratar um escritório de contabilidade para prestar assessoria para o seu escritório de advocacia, é fundamental que ele seja especializado em advogados e que atue com solidez no mercado. Para isso, é interessante saber a especialidade dos profissionais que prestam o serviço e o que os escritórios de advocacia que já recebem essa assessoria pensam sobre o trabalho prestado.

Outro ponto importante na hora de escolher o profissional de contabilidade é checar os canais de comunicação disponibilizados, à disponibilidade de atendimento e a velocidade de retorno. Afinal, é importante que os profissionais de contabilidade contratados estejam disponíveis sempre que surgirem dúvidas ou que forem necessários esclarecimentos sobre determinados assuntos.

Nesse sentido, também é interessante entender as funções que serão prestadas, o conteúdo e a periodicidade de relatórios entregues ao escritório, a fim de acompanhar todo o trabalho realizado.

Dessa forma, a contabilidade para advogados é essencial para garantir o correto recolhimento das obrigações, mas também a saúde financeira e a lucratividade da empresa.

Além disso, se você quiser maximizar o seu lucro e reduzir seus gastos, não pode deixar de conferir o Guia de redução de custos para escritórios de advocacia.

Gostou do post? Tem alguma outra prática que você utiliza no seu dia a dia? Comente com a gente.

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Saiba o que observar na hora de contratar um advogado correspondente

Já imaginou ter que mandar um advogado do escritório viajar toda vez que é preciso protocolar uma petição em outro estado? Já sonhou que o seu escritório tenha atuação no país inteiro, mas não sabe quanto tempo e dinheiro seriam necessários para abrir filiais em todos os estados? É advogado e quer ter atuação interestadual sem precisar se deslocar o tempo todo?

Embora já exista o protocolo eletrônico em várias comarcas, o fato é que, muitas vezes, num processo, é importante a presença de profissionais da advocacia para acompanhar e realizar atos em representação às partes. Além disso, uma boa forma de aumentar a demanda e as oportunidades para advogados e escritórios é atuar com uma abrangência maior no território nacional.

Entretanto, não é fácil se estabelecer em novas regiões e é impossível estar em vários lugares ao mesmo tempo. É aí que começam as vantagens de se contratar advogados correspondente! Utilizar-se desses profissionais é uma forma de aumentar os horizontes do seu trabalho sem precisar estar fisicamente em todos os locais da atuação jurídica.

Mas nem todo correspondente jurídico é necessariamente confiável. Além disso, há quem tema pela segurança da contratação à distância e acabe perdendo oportunidades preciosas por isso. Dessa forma, preparamos um guia explicando mais sobre o trabalho desses profissionais e o que evitar ao realizar sua contratação. Confira:

Por que contratar um advogado correspondente?

Um advogado correspondente (ou advogado de apoio) é a resposta para diversos problemas enfrentados por escritórios de advocacia e profissionais do direito em ascensão. Confira algumas razões para escolher esse tipo de atuação:

1. Celeridade e comodidade

Uma das grandes justificativas para se contratar um advogado correspondente é a agilidade: esses profissionais já atuam na região desejada e, por isso, não precisam perder tempo com deslocamento e sofrer o risco de atrasos ou perdas de viagem, falta de tempo hábil para comparecimento à comarca em emergências, entre outras situações.

Assim, ao contratar um advogado correspondente, um escritório tem uma garantia maior de que alguém protocolará as peças no prazo correto e estará sempre perto para resolver problemas não previstos e verificar a tramitação do processo presencialmente.

2. Economia de dinheiro

Outra razão importante é a imensa redução de custos financeiros. Um advogado em viagem normalmente gasta muito mais do que um correspondente, que já está no local e se dispõe a realizar as tarefas processuais simples por um preço que, além de tudo, é competitivo em virtude da grande disponibilidade de profissionais para realizar essas atividades.

Desse modo, em vez de um advogado viajar a uma comarca para realizar um ato que, muitas vezes, nem é tão complexo assim, gastando com hospedagem, alimentação e transporte (ou sendo financiado por um escritório, que absorve um custo desnecessário), é muito melhor solicitar a um advogado correspondente local que resolva a situação sem que nenhum membro do escritório precise sair do lugar. Comodidade e controle de gastos se encontram.

3. Otimização do tempo e trabalho

Não só o custo financeiro direto é poupado, mas também o custo intelectual: o dispêndio do tempo e força de trabalho do advogado que se desloca para realizar um ato processual em outro local significa o não aproveitamento do mesmo profissional para atividades mais relevantes dentro do próprio escritório de advocacia.

Para o advogado, é muito mais interessante ficar em sua sede resolvendo casos mais complexos, elaborando peças processuais, analisando causas difíceis, pesquisando e se aprimorando, do que perder tempo transportando-se para uma região em que já há diversos advogados que poderiam ser facilmente contatados para realizar um trabalho.

Diz-se popularmente que “tempo é dinheiro” justamente porque o tempo bem aplicado reverte-se em lucro para o profissional, enquanto que, se mal administrado, torna-se prejuízo. Ainda mais considerando que o valor dos custos da viagem pode superar os custos do serviço jurídico de um terceiro ou mesmo da própria condenação na causa.

4. Diversidade de atributos

Ainda outro dos muitos motivos para se contratar um advogado correspondente reside na possibilidade de encontrar pessoas especializadas em variadas áreas do direito. De fato, a advocacia tem um espaço muito grande de operação: direito civil, penal, trabalhista, tributário, consumerista etc.

Nada mais justo que procurar um profissional jurídico especializado na área de interesse do cliente ou da causa. Dessa forma, existe um dúplice benefício: não só se consegue um profissional atendendo às necessidades do escritório à distância, como se encontra alguém qualificado que pode ajudar na matéria e realizar atos processuais com destreza.

5. Qualidade dos profissionais

Por atuarem representando diversos escritórios e em diferentes matérias, os correspondentes jurídicos acabam criando um know-how na atuação jurídica em áreas bem diferentes, tornando-os mais versáteis e contribuindo de forma prática para sua formação como profissionais.

A competitividade da área de advocacia por correspondência, especialmente nos sites especializados, permite, como se verá melhor posteriormente, que se explore essa gama de especialidades e se localize os profissionais mais qualificados, que se destacam entre os demais e são bem avaliados por clientes anteriores.

6. Limitação dos poderes concedidos

O advogado correspondente é limitado pelas especificações do substabelecimento que lhe confere poderes. Isso permite que o escritório ou advogado contratante garantam que não seja realizado um ato que vai contra sua vontade.

É bastante comum que já se envie a petição com os termos de acordo — ou os argumentos para a não realização de acordo, por exemplo — e o correspondente jurídico apenas exponha e represente fisicamente as determinações de seus representados.

7. Presença física do advogado

Por fim, ressalta-se que existem momentos em que a falta de um advogado por correspondência torna praticamente impossível a atuação do escritório de advocacia em certas áreas.

Como mencionado, há lugares em que não há protocolo eletrônico e existe também o fator de que o trabalho do advogado, muitas vezes, inclui estar no local, conhecer os trâmites, despachar, realizar audiências (que requerem sua presença, por óbvio) e, de forma geral, fazer-se presente e próximo da causa.

Assim, sem uma pessoa que possa estar lá para realizar essas atividades de modo célere e representar os interesses da parte, o escritório condena-se a permanecer circunscrito às proximidades de sua sede ou a contratar cada vez mais advogados, despender valores desnecessários e criar inúmeras filiais.

Como contratar um advogado correspondente?

Os modos de se contratar um advogado correspondente são variados, raramente com a necessidade de encontrá-los pessoalmente e assinar contrato físico — afinal, a distância e a comodidade, como visto, são fatores fundamentais para o funcionamento da advocacia por correspondência.

A verdade, porém, é que, assim como em qualquer atividade profissional, os correspondentes jurídicos e os meios para contratá-los variam em qualidade e confiabilidade. Vejamos então alguns dos meios mais comuns:

1. Registros seccionais da OAB

A OAB registra todos os advogados do Brasil, já que a filiação à Ordem é necessária para o exercício da profissão em todo o território nacional. Portanto, o maior banco de advogados existente no país é o desse órgão, que ainda os divide segundo as seccionais em que estão cadastrados e onde, por conseguinte, atuam.

Porém, apesar da grande quantidade de opções, você terá trabalho para descobrir quais desses profissionais realmente prestam serviços de advocacia por correspondência. A OAB não faz essa distinção, além de não trazer nenhuma ferramenta de avaliação ou indicação de confiabilidade e em muitos casos não é disponibilizado nenhum tipo de contato.

Desse modo, há um duplo risco nessa forma de contratação: a dificuldade de distinguir os profissionais que atuam como correspondentes e a de atestar a qualidade de seu serviço. O lado positivo é a grande quantidade de opções, como explicado.

2. Pesquisa entre contatos

A busca por advogados fora dos registros da OAB pode ocorrer por meio de diversas formas de pesquisa. A mais comum, atualmente, é a online — é possível procurar perfis de advogados conhecidos que atuem como correspondentes ou sites que os indiquem.

Mas a pesquisa também pode ocorrer à moda antiga, ou seja, a partir dos contatos adquiridos durante a atuação jurídica. Essa alternativa, embora possa render boas indicações, carece da quantidade de opções dos meios virtuais.

É possível realizar um registro interno de indicações de profissionais confiáveis para os momentos de necessidade, mas, além de dar mais trabalho, não chegará à dimensão de informações que outras modalidades podem oferecer.

3. Páginas especializadas na área

Desdobrando-se da busca pela internet, a opção que tem crescido como melhor e mais útil forma de contratar um advogado de apoio é a dos sites voltados especialmente para o assunto. Em vez de criar um banco de dados pessoal e limitado, é muito melhor usar plataformas que já reúnem os dados de milhares de profissionais de várias partes do país.

Em buscadores genéricos de advogados, as informações são mais variadas e não voltadas ao exercício específico da advocacia por correspondência. Já em perfis de redes sociais, sites de escritórios e outras plataformas individuais, só se conhece aquele profissional dono do perfil, que, ainda por cima, é quem está fazendo a própria propaganda.

Em sites especializados na contratação de correspondentes jurídicos, o banco de dados, além de extenso, contém informações mais amplas sobre os profissionais cadastrados, uma diversidade de especialidades para atender a múltiplas demandas, recomendações sobre os correspondentes registrados, avaliação e competitividade.

Assim, é muito mais fácil encontrar um advogado que realiza um trabalho de qualidade reconhecida e que se destaca em meio aos milhares de outros cadastrados. Quem é bom de verdade cresce, é bem avaliado e recomendado, enquanto quem não é precisa procurar formas de se diversificar, qualificar e desenvolver como profissional.

Além disso, a quantidade de pessoas e de regiões de atuação é tão grande que é bem menos trabalhoso encontrar uma pessoa que possa prestar um serviço jurídico na comarca ou vara de escolha do escritório contratante. Quanto mais correspondentes disponíveis, maiores as chances de haver algum no local que o contratante precisa!

É seguro contratar um advogado correspondente pela internet?

A comodidade é certa, mas será que é seguro contratar pela internet? Muitas pessoas ainda temem que o ambiente virtual não seja adequado para realizar negociações importantes. Mas para garantir a qualidade do profissional, é importante analisar suas características e informações antes de optar pela contratação.

Em vez de procurar a esmo, o advento dos sites especializados permite que se tenha um rol de opções maior e escolher dentre elas a mais adequada para o serviço, utilizando-se de outras ferramentas para fazer uma boa decisão.

Uma dica importante é conferir o registro do profissional da OAB. Não só se verifica que aquele cadastrado é efetivamente advogado, como se pode encontrar algumas informações e histórico de atuação que permitem concluir pela sua contratação ou não.

Outro elemento indicado para garantir uma decisão correta é verificar se há clientes anteriores ou conhecidos do mundo jurídico que já usufruíram de seu trabalho ou que exerciam atividades em conjunto com o possível contratado. Assim, as indicações vão fortalecer os nomes dos profissionais que já foram encontrados, confirmando sua qualidade, em vez de se começar pelas indicações

No que atentar para contratar um advogado correspondente com segurança?

Além das dicas fornecidas acima, há outras características a observar no perfil do profissional que podem denunciar sua incompetência ou demonstrar sua capacidade.

Primeiro, desconfie de honorários baixos demais, especialmente abaixo da tabela de preços da OAB. É claro que o preço do serviço varia conforme a experiência, reconhecimento, currículo e fama do correspondente, mas há profissionais que cobram muito pouco, o que pode revelar tanto o despreparo e falta de confiança no serviço como a prática de aviltamento de honorários, que é infração às regras de ética da OAB.

Vale lembrar que as tabelas da OAB não são obrigatórias, mas estipulam o mínimo que deve ser cobrado. Quanto mais profissionais utilizarem a tabela, menores serão as chances de leilão de serviços advocatícios, e mais valorizado será o profissional de Direito.

É preciso lembrar que a tabela de preços existe por um motivo: estabelecer um patamar mínimo de cobrança para um serviço, impedindo a precarização do trabalho do advogado — que é essencial à justiça —, e, assim, valorizar a profissão. A cobrança muito aquém do valor de mercado prejudica toda a classe.

Em segundo lugar, é muito importante analisar o currículo do advogado correspondente, sua formação acadêmica, os escritórios por onde passou (ou o escritório em que atua), os tipos de causas e matérias em que milita etc. Mas, lembre: nem só de títulos se servem os grandes juristas. Na atividade da advocacia, em especial, a desenvoltura, a qualidade argumentativa, a habilidade de escrita e outros atributos pessoais são muito relevantes.

A prática jurídica pode privilegiar os talentosos em detrimento daqueles que só buscaram títulos, mas, em geral, a qualificação acadêmica é sim um ponto muito positivo, pois significa que o profissional buscou agregar aos seus conhecimentos e despendeu seu tempo em aprendizado e formação.

De qualquer forma, uma terceira sugestão útil é verificar se há recomendações e referências na própria página em que você encontrou o advogado por correspondência. Observe se há uma ferramenta de avaliação, se há comentários a respeito do trabalho do profissional, se há alguma reclamação e quaisquer outros indicadores do bom ou mau trabalho do correspondente jurídico.

As indicações, referências, recomendações e avaliações são uma forma de reconhecer um correspondente jurídico pela pura prestação de serviço, não pelos títulos. Aliada à sugestão anterior, vai levar ao encontro daqueles advogados bem formados e bem reputados no mercado.

Por último, é interessante se comunicar com o profissional que se deseja contratar. Alguns sites possuem ferramentas de comunicação que permitem entrar em contato com o advogado correspondente, explicar melhor a demanda, sentir seu interesse e firmeza e construir a confiança necessária para finalizar a contratação.

Quais os maiores erros a se evitar ao contratar um advogado correspondente?

Finalmente, deixamos algumas orientações derradeiras para garantir uma contratação inteligente. Seguindo os passos a seguir, é bem mais fácil não cair em algumas ciladas e realizar escolhas mais conscientes. Confira:

1. Oferecer valores muito altos de primeira

Muitos advogados correspondentes em sites especializados estão acostumados a negociar com seus contratantes e flexibilizar seus preços. E não é para menos: há sites com milhares de profissionais cadastrados, das mais diversas especialidades, formações acadêmicas, experiências e habilidades. Assim, é natural que a concorrência seja enorme entre eles.

Bons profissionais não desejam perder negócios vantajosos. Dessa forma, conheça os valores de mercado e a reputação do seu possível contratado e negocie de acordo. Se não é ético desvalorizar a profissão com honorários abaixo das tabelas de valores mínimos, também não é inteligente oferecer muito acima do limite. Busque o meio termo na transação.

No entanto, é importante ressalvar que advogados de grande renome ou muitos anos de experiência tendem, sim, a cobrar valores maiores pelos mesmos serviços que outros. O mercado permite e incentiva essa concorrência, de modo que a qualidade dos serviços cresça e aqueles mais reconhecidos, ao obter maior demanda, possam cobrar mais.

Assim, é bom lembrar que, não importa a estratégia de negociação, não é possível fugir da realidade: é pouco provável que se consiga obrigar um profissional muito bem estabelecido a praticar o mesmo preço de um novato.

2. Confiar em propostas irreais

As ciências jurídicas não são exatas. Embora já se tenha tentado categorizar o pensamento jurídico e levá-lo à máxima objetividade, o fato é que ainda existe muito espaço para decisões diversas, controvérsias e resultados inesperados nos processos.

Por isso, nenhum advogado pode dar 100% de garantia da vitória de uma ação. É claro, existem ações com uma alta probabilidade de vitória em virtude da pacificação da matéria na jurisprudência local ou mesmo de tribunais superiores — mas é sempre possível que questões do processo se desenrolem de forma diferente ou que um juiz decida de forma diferente, mesmo que no final tenha a decisão modificada em recurso.

Profissionais do direito responsáveis não saem alegando que vão vencer todas as ações. Devem se comprometer com a qualidade do serviço, o adequado acompanhamento do processo e a utilização de todas as formas legais de atuação para chegar ao resultado pretendido. Mas sempre duvide daqueles que parecem certos demais de seu triunfo.

3. Não tratar os termos da contratação previamente

Não adianta fechar o negócio de forma genérica, garantindo a escolha do profissional sem especificar o que será feito — e por quanto será feito. Advogados jovens e ansiosos pela experiência jurídica podem se comprometer a realizar tarefas sem ter condição.

Vale discutir com detalhes a atividade que o contratado terá que realizar. Explique de que diligências necessita, quais os termos do substabelecimento, os limites da atuação e os poderes e responsabilidades que ele efetivamente terá. Peça o parecer franco do advogado a respeito da possibilidade e capacidade de labutar naquela matéria no momento.

Além disso, combine logo o valor dos honorários. Nada de “depois a gente vê” ou “quando sair a decisão a gente conversa”. Estabeleça os termos de antemão, pois é melhor para os dois lados discutir a importância financeira antes do processo acabar. Senão, um dos dois pode acabar querendo sair com a vantagem (ou diminuir o prejuízo) da ocasião.

4. Não verificar a qualificação do advogado

Um assunto que foi reiterado várias vezes ao longo deste texto foi a relevância de se tentar conhecer mais do profissional que se quer contratar antes de fechar o negócio. A reiteração é proposital, dada a essencialidade dessa atitude. Utilizar todas as dicas anteriormente mencionadas, aliadas ao bom senso, resulta numa escolha bem feita, bem conjecturada.

Se estiver com pressa, à beira de um prazo urgente, não é necessário pesquisar em inúmeros lugares e perguntar a várias pessoas sobre o correspondente jurídico em análise. Mas não custa nada prestar atenção na sua trajetória acadêmica e experiência, inclusive usando ferramentas como o Lattes e até mesmo o Linkedin, que cada vez mais cresce como rede social voltada para os negócios.

Enfim, não é muito difícil contratar um advogado correspondente, mas é extremamente recompensador, a curto e a longo prazo, escolher trabalhar com esses profissionais em vez de tentar estar presente em mais lugares do que o tempo e o dinheiro permitem.

Lembrando de todas as regras apresentadas ao longo deste guia, é possível localizar correspondentes jurídicos extremamente completos, eficientes e dispostos a prestar serviços úteis e cômodos. Quando menos se espera, o escritório contratante está muito mais produtivo porque terceirizou algumas diligências e permitiu que seus advogados tivessem tempo para se dedicar às demandas mais complexas proporcionadas pela atividade jurídica.

Com o tempo, é possível conhecer alguns advogados de apoio confiáveis e contar com eles de modo constante para serviços numa mesma região. Mas é preciso saber onde encontrá-los primeiro.

Para não errar na hora de contratar um advogado correspondente, não deixe de ler nosso artigo com 3 dicas para encontrar um bom advogado correspondente.

No fim de tudo, contratar um advogado correspondente é uma vantagem e tanto! Então, se você procura uma plataforma de confiança com milhares de correspondentes jurídicos de qualidade para escolher, acesse o Juris Correspondente, o maior e melhor site especializado em advocacia por correspondência do Brasil

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Direito trabalhista: conheça os 6 principais tópicos!

direito trabalhista os seis principais tópicos

Manter-se atualizado é fundamental para o bom desempenho de qualquer trabalho. Todavia, para os bacharéis em Direito a atualização é imprescindível, na medida em que as leis brasileiras mudam constantemente e uma ação judicial baseada em legislação ultrapassada pode significar a desmoralização na carreira. Diante dessa necessidade e da recente Reforma Trabalhista, preparamos este post com os principais tópicos acerca de direito trabalhista. Continue lendo!

1. Vínculo de emprego

O ajuizamento de ações por escritórios de advocacia com pedido de reconhecimento de vínculo de emprego é muito comum na Justiça do Trabalho, uma vez que, na tentativa de diminuir seus encargos, alguns empregadores contratam o empregado como se fosse autônomo ou por meio de pessoa jurídica. Acontece que, no direito do trabalho, vigora o princípio da supremacia da realidade sobre a forma, segundo o qual prevalece a verdade real, e não a prevista em contrato.

Nesse sentido, ainda que o empregador celebre um contrato com autônomo ou com pessoa jurídica, uma vez presentes os requisitos do vínculo de emprego, ele deve ser reconhecido e todas as parcelas decorrentes devem ser recolhidas.

Os requisitos da relação de emprego são os seguintes: trabalho prestado por pessoa física, com pessoalidade (ou seja, prestado diretamente pela mesma pessoa física), de natureza não eventual a um empregador (isto é, de modo permanente), com subordinação jurídica (o empregador dirige o empreendimento) e onerosidade (há uma contraprestação salarial). Para o reconhecimento do vínculo, todos esses requisitos, cumulativamente, devem estar presentes.

2. Terceirização

A terceirização é um processo pelo qual uma empresa coloca à disposição de outra funcionários para exercerem suas atividades. Até o ano de 2017, a terceirização não era regulamentada por lei, mas tão somente por súmula do TST, que apenas admitia a terceirização da atividade meio e de funções como limpeza e segurança.

Em razão disso, o empregado contratado por meio de empresa interposta para o exercício de atividade fim acabava por ajuizar ação para pedir o reconhecimento do vínculo empregatício com a empresa tomadora do serviço. Essa situação, no entanto, mudou com a aprovação da Lei n. 13.429/2017, que, entre outras coisas, passou a admitir a terceirização inclusive da atividade principal.

A Lei n. 13.467/2017, conhecida como Reforma Trabalhista, prevê que os empregados terceirizados devem receber as mesmas condições sanitárias, de segurança do trabalho, de atendimento médico e de treinamento oferecidas aos empregados da empresa tomadora do serviço.

3. Desvio e acúmulo de função

O desvio de função se verifica quando um colaborador é contratado para exercer função específica, mas acaba por exercer função distinta. Já no acúmulo de função, o trabalhador exerce, além das funções para as quais fora contratado, outras funções estranhas ao cargo. Ambas as situações são erradas, uma vez que pode se verificar a alteração contratual lesiva, o que é vedado no direito do trabalho.

Isso não significa que não possa haver a alteração dos termos contratuais, mas apenas que ela não pode ser prejudicial ao empregado. Assim, caso o empregador queira ou precise que o colaborador assuma outras funções, são necessários o consentimento deste e a respectiva revisão do salário.

Nesse sentido, se constatado o desvio ou o acúmulo sem que a empresa tenha feito o correspondente ajuste salarial, o empregado pode ajuizar ação e caberá a ele provar o alegado. Em ambas as situações, deverá ser paga a diferença salarial dos cargos exercidos, sendo que, no desvio, ainda deve haver a alteração da denominação do cargo.

4. Jornada de trabalho

De acordo com a Constituição Federal, a jornada de trabalho não deve ser superior a 8 horas diárias, nem a 44 horas semanais. A Consolidação das Leis do Trabalho reitera essa determinação, mas faculta o acréscimo de até duas horas extras por dia, mediante celebração de acordo individual ou de norma coletiva.

A hora extra, portanto, deve ser exceção, apenas para situações em que haja necessidade de realização do trabalho. Também em razão da excepcionalidade e da jornada exaustiva, a hora extra deve ser, pelo menos, 50% superior à hora normal.

A novidade trazida pela Reforma Trabalhista quanto à jornada de trabalho é a possibilidade de estabelecer o horário de trabalho de 12 horas seguidas por 36 horas de descanso, a conhecida 12 x 36, mediante acordo individual escrito, acordo coletivo ou convenção coletiva de trabalho. Anteriormente, esse tipo de jornada era restrito a algumas profissões, como a de enfermagem, e somente podia ser estabelecido por norma coletiva.

5. Banco de horas

Como destacado no tópico anterior, caso haja extrapolação da jornada de trabalho, as horas suplementares devem ser pagas com o adicional mínimo de 50%. No entanto, o empregador poderá ser dispensado do pagamento desse acréscimo se o excesso de horas trabalhadas em um dia for compensado com a correspondente diminuição de horas em outro dia.

Para que haja essa compensação, deve ser respeitado o limite diário de 10 horas de trabalho e deve haver a previsão de banco de horas em norma coletiva ou em acordo individual. Nesse sentido, é importante destacar que, se a previsão constar de norma coletiva, a compensação das horas deve ocorrer no período de um ano. Mas, se for por acordo individual escrito, o limite para haver a compensação é de seis meses, e se for por acordo tácito, a compensação deve se dar dentro do respectivo mês de trabalho.

Caso haja a rescisão do contrato sem que tenha havido a compensação, as horas extras devem ser pagas, de acordo com a remuneração na data do encerramento do contrato.

6. Intervalo intra e interjornada

Além do respeito ao limite diário e semanal da jornada de trabalho, cabe à empresa conceder os intervalos inter e intrajornada. Nesse contexto, o intervalo interjornada é o período mínimo de descanso entre o final da jornada de um dia e o início do expediente do dia seguinte, sendo que esse período não pode ser inferior a 11 horas consecutivas.

Já o intervalo intrajornada é o período de descanso a ser gozado pelo empregado no decorrer do horário de trabalho, o que é definido de acordo com o número de horas trabalhadas em um dia. Assim, para jornadas de 4 a 6 horas/dia, o intervalo é de apenas 15 minutos; já para jornadas que excedam 6 horas, o intervalo deve ser de, pelo menos, 1 hora e, no máximo, 2 horas.

Todavia, nos termos da Reforma Trabalhista, a empresa pode celebrar acordo coletivo ou convenção de trabalho para reduzir o intervalo intrajornada para até 30 minutos, em jornadas com mais de 6 horas.

Além disso, se não houver a concessão do tempo mínimo de intervalo intrajornada (em regra, 1 hora e 30 minutos, se houver norma coletiva nesse sentido) ou se houver apenas concessão parcial do intervalo, o período não concedido deve ser pago com acréscimo de 50% sobre o valor da hora normal, com natureza indenizatória.

Antes da reforma, o Tribunal Superior do Trabalho entendia que todo o intervalo deveria ser pago como extra, não apenas o suprimido. Dessa forma, a reforma trouxe mudanças significativas ao direito trabalhista e vale a pena se atualizar a respeito.

Pensando em facilitar a sua profissão, criamos um banco de petições com diversos modelos à sua disposição e atualizado mensalmente. Acesse já, mas lembre-se que o documento deve ser adaptado a cada caso.

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O que é um correspondente jurídico?

correspondente jurídico

Um correspondente jurídico ou advogado correspondente é aquele que realiza serviços jurídicos para outros advogados ou escritórios de advocacia.

É comum que os profissionais jurídicos precisem realizar diligências em outras comarcas diferentes, muitas vezes distante das suas próprias. Viajar até lá implicaria em gastos com transporte, alimentação e possivelmente até mesmo hospedagem. Assim, uma alternativa mais vantajosa é delegar o serviço para um(a) advogado(a) local, o correspondente jurídico. Este realizará a diligência para o contratante, e receberá seus honorários previamente acordados pelo serviço.

O correspondente jurídico pode realizar desde tarefas mais simples, como a obtenção de cópias e a distribuição de cartas precatórias, até mais complexas, como audiências. Ele pode ser útil também para diligências de caráter emergencial, que precisam ser feitas de imediato, ocasionando, portanto, economia de tempo para os contratantes.

O(a) advogado(a) que decide atuar como correspondente jurídico pode obter diversos benefícios para a sua carreira. Por exemplo, a possibilidade de ganhar visibilidade na carreira, realizar networking com outros profissionais de diferentes regiões do Brasil e, assim, mostrar seus serviços e habilidades, que podem levar a novas propostas de emprego futuramente. Para saber mais sobre os benefícios, não deixe de ler nosso artigo Benefícios de ser advogado correspondente.

Jovens advogados podem oferecer serviços de correspondente jurídico a fim de ganhar experiência prática e também de garantir seus primeiros honorários. Já advogados mais experientes podem aproveitar a maior flexibilidade da advocacia correspondente para conquistar uma renda extra aos seus vencimentos mensais. 

Importante: Somente Advogados e Estagiários regularmente inscritos na OAB podem ser correspondentes jurídicos, sendo que os Estagiários somente sob a supervisão e responsabilidade de Advogados.  Porém, existem algumas atividades que podem ser feitas por quem não é regularmente inscrito na OAB e você pode conferir esses serviços no e-book gratuito: O guia completo de serviços que estudantes de Direito, estagiários e bacharéis podem fazer.

Por fim, o escritório que contrata os serviços de um correspondente jurídico pode ver suas diligências realizadas de forma rápida, eficiente, econômica e sem consumir o tempo dos próprios colaboradores que, afinal, podem se dedicar a tarefas mais estratégicas. Finalmente, a atuação de advogados correspondentes pode até mesmo levar a uma expansão das atividades do escritório.

A advocacia correspondente é uma das formas mais modernas de atuação jurídica da atualidade. Os correspondentes recebem experiência prática no mercado, ao mesmo tempo em que ainda possuem flexibilidade o bastante para continuar se capacitando, o que pode levar a novas e melhores oportunidades profissionais no futuro.

O Juris Correspondente é a maior e melhor plataforma de correspondentes jurídicos e advogados correspondentes da internet. E pensando no aperfeiçoamento profissional dos advogados correspondentes, preparamos um e-book com O Guia Definitivo da Advocacia Correspondente.

Se quiser aprofundar mais no assunto, não deixe de conferir nossa série de vídeos sobre Advocacia Correspondente 4.0 e diversas outras dicas no curso Ganhe dinheiro na nova era do direito.

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O guia completo da organização do escritório de advocacia

Alguns advogados ainda não perceberam a importância de se implantar técnicas de organização e gestão de escritório de advocacia ou entendem que essa necessidade existe apenas para as grandes bancas. Entretanto, independentemente do porte, as sociedades de advogados precisam aprender como organizar um escritório de advocacia, de modo a tornar o escritório uma verdadeira empresa.

Embora a advocacia se trate de uma carreira tradicional  — e, portanto, operá-la como uma empresa possa causar estranhamento —, o fato é que a organização do escritório vai além do trabalho intelectual desenvolvido pelos advogados. Há, assim, toda uma estrutura de organização que precisa ser desenvolvida e implementada na cultura do escritório.

Além disso, não se pode esquecer que organização pode significar economia de espaço e de tempo, dois pontos fundamentais para a saúde financeira de qualquer corporação, inclusive das bancas de advocacia. Dessa forma, observando essa tendência e também a necessidade de organização do escritório de advocacia, nós preparamos este guia completo sobre o assunto.

Ao longo dele, serão abordados assuntos como a organização dos processos, o cadastro de clientes, a estrutura financeira, dicas de práticas para a contabilidade, o controle dos documentos trabalhistas dos advogados e, por fim, como a tecnologia pode ajudar nesse trabalho. Então continue lendo e veja o que pode ser feito em sua sociedade para torná-la mais organizada e, consequentemente, mais rentável.

1 – Organizando os processos do escritório

Manter o controle dos processos judiciais não é uma faculdade para os advogados e sim uma necessidade, uma vez que todos os atos processuais devem ser cumpridos dentro de prazos, em geral, peremptórios.

Isso significa que o ato não pode ser adiado simplesmente porque o advogado já tem muito trabalho a cumprir e está apertado com outros prazos, e sim que o ato precisa ser cumprido naquele período, sob pena de causar sérios prejuízos ao cliente e, consequentemente, ao advogado responsável.

No entanto, é possível organizar o controle dos processos judiciais de modo a otimizar o trabalho  a partir da implantação de algumas técnicas. A primeira delas é registrar todas as informações, e isso inclui todos os dados pessoais do cliente, as notas necessárias para a construção do caso, as decisões tomadas, a movimentação do processo e distribuição entre os advogados da casa quanto às funções assumidas em cada caso.

Pode parecer perda de tempo, mas em um escritório de advocacia as informações dos diferentes processos podem começar a se misturar e isso dificulta o controle sobre o que acontece em cada um deles, por isso a importância do registro de todo o ocorrido.

Além disso, como o trabalho do advogado é movido a prazos, é fundamental que se implante um controle das movimentações processuais. Nesse sentido, tão logo seja publicada uma intimação, o profissional responsável pelo serviço forense saberá da necessidade de se fazer a carga dos autos.

Feito isso, basta fazer a distribuição dos processos entre os profissionais da casa — em geral, cada advogado é responsável por processos determinados, para que possa ter conhecimento mais aprofundado da causa e do direito que se discute — e estabelecer o cronograma de cumprimento dos prazos.

Uma dica interessante para gerenciar melhor o tempo é dividir o trabalho em eventos e tarefas. Os eventos são os que têm data e horário para acontecer, como reuniões e audiências, já as tarefas são funções como redigir as peças processuais e responder e-mails, as quais podem ser feitas em horários definidos pelo próprio advogado.

Fazer esse planejamento de modo a saber em quais dias e horários será possível permanecer no escritório para cumprir as tarefas e distribuí-las de acordo com os prazos processuais, os quais já foram definidos desde o dia da publicação da intimação, facilita no cumprimento de todas as obrigações, sejam eventos sejam tarefas, em tempo hábil.

Assim, a gestão dos prazos judiciais deve estar alinhado ao controle de cumprimento das tarefas e eventos do advogado. Por isso, é importante fazer a distribuição das funções e monitorar o seu cumprimento para que eventuais imprevistos possam ser dirimidos a tempo, sem que haja prejuízo ao processo e ao cliente.

É claro que toda essa distribuição, controle de prazos e monitoramento do seu cumprimento pode ser um pouco trabalhoso, mas nos próximos tópicos será mostrado como a tecnologia para escritório de advocacia pode facilitar nessa parte da organização.

2 – Cadastro de clientes

Ao organizar o escritório de advocacia, um das primeiras perguntas a ser feita é se ele mantém um cadastro de clientes. Esse cadastro é importante por vários motivos, o primeiro deles é porque o advogado precisa saber quem é o seu cliente e como é possível entrar em contato com ele.

Ao longo do processo, há dois momentos que a presença do cliente é imprescindível: a audiência de conciliação e audiência de instrução e julgamento. Isso significa que tão logo elas sejam marcadas, é função do advogado contatar seu cliente e informá-lo sobre a necessidade de comparecer em juízo no dia e horário designados, sob pena de extinção do processo e condenação ao pagamento de custas e honorários.

Além disso, podem surgir dúvidas sobre a casuística que precisam ser sanadas pelo profissional para melhor representação da causa. Nesse contexto, já no primeiro contato com o cliente o advogado pode apresentar um formulário para que o contratante preencha seus dados pessoais e, se possível, apresente mais de um meio de contatá-lo. Depois, esse cadastro deve ser arquivado, mas ainda devem constar outras informações, como a forma de pagamento dos honorários advocatícios.

O modo de pagamento de honorários pode variar de acordo com a natureza da causa ou mesmo com o próprio escritório — há os que cobram apenas um percentual sobre o valor de ganho de causa, há os que cobram um valor inicial mais os honorários de sucumbência e há, ainda, os clientes fixos que, em geral, pagam uma mensalidade.

Essas informações devem estar registradas até para que seja possível o controle pelo financeiro dos clientes adimplentes e dos inadimplentes e que, portanto, precisam ser cobrados de alguma forma.

Outro ponto fundamental a constar do cadastro de cada cliente é os documentos que foram entregues. A guarda de documentos entregues ao escritório, seja para juntada aos processos seja para tentativa de resolução de outras demandas, torna-se uma responsabilidade do escritório.

Em razão disso — e pela importância que alguns documentos têm —, é interessante que se conste no cadastro a listagem dos documentos apresentados, o destino de cada um e, posteriormente, a possível devolução ao responsável.

O cadastro dos clientes ainda pode especificar os que estão com processos ativos e os inativos. Manter os dados atualizados é importante tanto para quem tem processos em aberto quanto para os que não usam o serviço do escritório atualmente. Afinal, o cliente que teve um processo sob os cuidados do escritório pode ter novas demandas e, uma vez satisfeito com o serviço prestado, a chance de procurar o mesmo advogado é muito maior, na medida em que tem confiança no trabalho.

Assim, manter os cadastros atualizados e enviar para os respectivos endereços um cartão no fim do ano ou um calendário no início do ano com todos os dados do escritório é uma forma de se fazer lembrar e de garantir uma contratação em eventual necessidade.  Afinal, o advogado não pode se esquecer do networking do escritório de advocacia.

3 – Como organizar a estrutura financeira do escritório?

A organização da estrutura financeira do escritório talvez seja uma das principais dificuldades enfrentadas pelos advogados e também um dos principais fatores para levar à falência da banca. Assim, por mais que o capital intelectual seja o principal responsável por atrair clientes ao escritório, o bom gerenciamento das contas será determinante para o sucesso financeiro.

O primeiro passo pra organizar as finanças é colocar em relatório o faturamento do escritório, os custos fixos, o custo total, a margem de lucro e possível nível de endividamento. Ao especificar os custos, é interessante discriminar todas as despesas, desde os fixos, como aluguel e folha de salários até os variáveis, como materiais de escritório, transporte para cumprimento de diligências, xerox e até mesmo o cafézinho.

Somente depois de todas essas despesas serem relatadas e colocadas na ponta do lápis é que será possível analisar se existem gastos além dos necessários e em quais despesas é possível fazer economia. Por exemplo: em escritório de advocacia, é comum ter altos custos com papel e tinta de impressora, pois é preciso imprimir sentenças, imprimir esboços de peças processuais para correção e outros.

No entanto, esse tipo de gasto pode ser mais alto do que o que se pensa. Por isso, ao saber o custo real, é possível adotar medidas para fazer economias, como optar por fazer leituras no próprio computador ou mesmo imprimir em frente e verso do papel, quando necessário. Até mesmo alguns tribunais já aceitam essa prática.

Além de especificar as receitas e as despesas, o advogado deve conhecer os respectivos prazos de recebimento e de pagamento, para que possa controlar o fluxo de caixa. Esse controle é fundamental para evitar atrasos nos pagamentos e consequente oneração por multas, assim como para saber o momento de cobrar os clientes inadimplentes.

Outro erro muito comum, sobretudo em escritórios menores, é a mistura de contas pessoais e empresariais, como naquele momento em que se precisa recolher as custas de um recurso e o próprio advogado o faz com o seu dinheiro. No final do mês, porém, o advogado não sabe mais quantas vezes fez esse tipo de pagamento e quanto o escritório deve reembolsá-lo. Outra situação é o advogado que precisa almoçar com o cliente e não sabe se este pagamento é responsabilidade dele ou do escritório.

Nesses casos, é fundamental estabelecer com os sócios em quais situações as despesas devem ser pagas pelo escritório, para que haja uniformidade para todos eles. Além disso, pagamentos de custas são de conhecimento prévio do escritório ou do advogado responsável pelo processo, por isso cabe a ele solicitar o valor com antecedência.

Ainda assim, em eventuais casos de urgência, vale a regra já mencionada: anotar todas as informações para que o reembolso seja devidamente efetuado. Além disso, para evitar confusão patrimonial, os sócios devem estabelecer os períodos e as condições para as retiradas de valores.

Todas essas atitudes, em conjunto, vão ajudar o controle do fluxo de caixa e a manter um nível de despesas dentro do previsto. Todo esse trabalho pode ser feito em planilhas, mas um software pode ser ainda mais eficiente e prático para quem não tem conhecimento de administração. Este assunto, por sua vez, será mais bem detalhado em um próximo tópico.

4 – Algumas boas práticas para a contabilidade do escritório de advocacia

Durante um tempo, a formalização de escritórios de advocacia era algo caro e complexo. Todavia, nos últimos anos, algumas alterações legislativas possibilitaram essa formalização. O fato é que, hoje, trabalhar como advogado autônomo pode se revelar mais oneroso do que abrir a sociedade, na medida em que apenas o recolhimento dos tributos obrigatórios, imposto de renda e contribuição à Previdência Social, pode corresponder a 42,5% dos ganhos.

Entre essas mudanças legislativas estão a possibilidade de formalização da sociedade unipessoal, a chamada EIRELI (empresa individual de responsabilidade limitada), criada pela Lei nº 13.247/2016, e a opção pelo Simples Nacional como regime tributário.

Nesse sentido, a sociedade unipessoal é um tipo de formação societária e opção para os advogados que não desejam se associar a outros colegas, mas ser o único dono de seu escritório. Nessa formação e também nas sociedades comuns, as micro e pequenas empresas, assim reconhecidas pela receita bruta de até R$4,8 mi por ano (novo teto do Simples Nacional 2018), podem optar pelo Simples Nacional como regime de tributação.

No Simples Nacional, o recolhimento dos impostos é feito por meio de uma única guia, na qual incidem todos os tributos devidos, sejam eles federais, estaduais e municipais. As alíquotas incidentes, por sua vez, variam de acordo com as tabelas constantes dos anexos do Simples Nacional e merecem atenção, sobretudo em razão das alterações feitas neste ano de 2018.

Já as sociedades cuja receita bruta ultrapasse R$4,8 mi por ano podem se encaixar no regime de tributação do lucro presumido, um regime também simplificado, por meio do qual o cálculo dos impostos devidos — IRPJ e CSLL — é feito a partir de um valor presumido do faturamento.

Todavia, para saber qual dos regimes de tributação é mais benéfico para cada sociedade de advogados o ideal é contar com a assessoria de um contador. Isso porque somente um profissional habilitado é capaz de fazer o cálculo corretamente e analisar, a partir das demonstrações contábeis da empresa, qual dos regimes é mais interessante, uma vez que nem sempre o Simples Nacional implica um pagamento menor de impostos.

Além disso, em uma sociedade de advogados, é fundamental segregar as receitas devidamente, já que há a entrada de honorários advocatícios, mas também de depósitos judiciais a serem transferidos aos clientes depois de compensados os honorários de sucumbência. Assim, se houver confusão entre esses valores, o escritório corre o rico de pagar mais impostos do que o devido.

Desse modo, é imprescindível que as escriturações financeiras estejam corretamente lançadas, a fim de garantir os pagamentos nos valores corretos e, ainda, evitar autuações por órgãos de fiscalização. Enfim, tudo deve estar corretamente classificado e lançado nas demonstrações contábeis.

5 – Como organizar os documentos trabalhistas dos advogados da empresa?

Em um escritório, os advogados tanto podem ser contratados como empregado, no regime da CLT, como podem ser associados com uma pequena participação nos ganhos da empresa. No primeiro caso, trata-se de relação de emprego, já no segundo trata-se de relação contratual civil. De todo modo, o gestor da banca deve manter arquivados todos os documentos que dizem respeitam a cada advogado, empregado ou parceiro.

Nesse sentido, o ideal é que o responsável pela contratação tenha uma pasta com os documentos de cada colaborador, isso inclui contratos de trabalho ou de participação, documentos de identificação, regulamentos da empresa, possíveis ocorrências, folhas de ponto e folhas de pagamento. Essas pastas devem ser mantidas em um local adequado, sem umidade, para que os documentos sejam preservados, e de forma reservada.

Uma solução interessante é a digitalização de todos esses arquivos, o que pode ser feito internamente ou por empresas especializadas. Com a digitalização, o acesso aos documentos pode ser monitorado e controlado, para que somente os responsáveis possam visualizá-los. A adoção de um software jurídico no qual é possível manter os dados e documentações dos funcionários ou mesmo um software voltado para a gestão de RG também pode ser um facilitador.

Sobre os documentos a serem arquivados, é bom destacar que se o escritório contar com mais de dez funcionários com vínculo de emprego, ou seja, sujeitos à legislação celetista, a empresa deve providenciar um meio de registro de ponto, seja eletrônico seja manual. O importante é que cabe ao escritório fazer o controle das jornadas, a fim de garantir possível compensação ou pagamento de horas extras. Assim, tanto o registro de ponto quanto eventual compensação ou pagamento devem ser devidamente registrados nos arquivos do funcionário.

O ideal é que todos os documentos dos advogados empregados sejam mantidos no arquivo por, pelo menos, cinco anos, pois este é o prazo prescricional. Uma vez encerrado o contrato de trabalho, os arquivos devem ser mantidos por dois anos, prazo para ajuizamento de possível ação trabalhista.

No entanto, se o advogado trabalha como associado, percebendo uma pequena participação nos ganhos da sociedade, o ideal é que os documentos, sobretudo de distribuição e pagamento de honorários, sejam mantidos por dez anos. Isso porque, de acordo com entendimento do Superior Tribunal de Justiça, o prazo prescricional de rateio de honorários advocatícios é de dez anos, o prazo geral previsto no Código Civil.

Assim, para resguardar o escritório contra eventuais demandas judiciais trabalhistas, é necessário manter adequadamente os arquivos dos advogados pelos respectivos prazos mínimos citados acima.

6 – Por que e como contar com a tecnologia?

Ao longo do texto, foi ressaltado que diferentes trabalhos poderiam ser facilitados com o uso da tecnologia, desde o controle de processos, passando pelo cadastro dos clientes, até a organização financeira.

A tecnologia é imprescindível para a otimização dos processos, independentemente do porte da banca mas, talvez ainda mais necessária às menores, já que dificilmente é possível contratar pessoas para ocupar diferentes cargos administrativos e a concentração de todos os trabalhos nas mãos de um advogado pode implicar perda de tempo para a realização do trabalho advocatício em sentido estrito.

Nesse contexto, para garantir a produtividade dos advogados e, ainda, melhorar a rentabilidade da sociedade, a adoção de um software jurídico é essencial. É possível encontrar no mercado diferentes softwares específicos para os escritórios, cada um deles com uma particularidade.

Mas, de maneira geral, esse tipo de software oferece recursos para regular a rotina jurídica, como o acompanhamento das publicações, andamentos processuais, depósitos judiciais, cálculo para atualização dos valores da causa e controle dos prazos processuais. Nesse último ponto, ainda é possível contar com ferramentas que monitoram as tarefas e avisam o vencimento dos prazos.

Além disso, ainda são oferecidos recursos para cadastro de advogados, de clientes e todas as informações sobre os processos, além de armazenamento de todos os documentos em nuvem, ou seja, todos os itens fundamentais para garantir a organização do escritório, como relatado anteriormente. Isso tudo com a facilidade de acessar todos esses dados e recursos de qualquer lugar que o advogado esteja, basta ter acesso à internet.

Alguns softwares jurídicos ainda oferecem recursos para a gestão financeira completa do escritório, com gerenciamento do fluxo de caixa, controle das contas a pagar e a receber, todas as entradas, incluindo a organização dos honorários e demais receitas, e as saídas. Isso ainda com a possibilidade de incluir alertas automáticos de lembretes de vencimentos e pagamentos, enviados por e-mail.

Dessa forma, a organização do escritório de advocacia não pode ser negligenciada pelos sócios, pelo contrário, merece total atenção. Até mesmo porque, ao manter um escritório organizado, garante-se melhor acompanhamento processual, otimização do tempo e de recursos financeiros. Além disso, as sociedades de advogados ainda podem contar com os recursos tecnológicos disponíveis no mercado, voltados especificamente para a gestão de escritórios para facilitar essa organização.

Além da gestão, existem diversas tecnologias que podem facilitar o seu dia a dia e é sobre isso que escrevemos no artigo Conheça 7 tecnologias para escritório de advocacia.

Gostou do post? Então aproveite para baixar nosso e-book com um guia completo de redução de custos para escritórios de advocacia.

 

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Fachada de escritório de advocacia: o que não pode faltar!

Não é novidade que os advogados sofrem várias restrições para fazer publicidade para o seu escritório. Em razão dessas limitações, a categoria precisa tirar o máximo proveito do que é permitido, começando pela própria fachada do escritório de advocacia.

A fachada é como um cartão de visitas. Ao se deparar com ela, o cliente já tem a primeira impressão do escritório e, claro, é importante que seja a melhor impressão possível.

Por isso, se a sua banca ainda não conta com uma fachada capaz de atrair muitos clientes, continue lendo nosso post e veja o que não pode faltar.

Boa leitura!

Identidade visual

A identidade visual é o conjunto de cores, tipografia, símbolos e demais elementos de design aplicados na marca.

É fundamental que a fachada do escritório siga a mesma identidade visual aplicada em todos os demais materiais, seja de divulgação, seja de trabalho, tais como o site, redes sociais, blogs, cartão de visita, papel timbrado, envelopes e outros. A existência de uma identidade visual faz com que as pessoas reconheçam facilmente o escritório de advocacia.

Além disso, o escritório com uma identidade visual bem feita transmite aos clientes uma imagem de seriedade, compromisso, competência e responsabilidade.

A cor de trabalho é uma escolha importante na identidade visual. Em geral, as bancas optam por cores mais neutras, na medida em que transmitem a sobriedade da profissão, como cinza, preto, verde, branco, azul, amarelo e bege. Todavia, a escolha também pode estar relacionada com o ramo de atuação do escritório, assim como toda a identidade visual.

Logotipo

O logotipo deve refletir a essência do escritório e seus valores e, ainda, ser coerente com o seu conceito e com o que ele propõe.

Além disso, de acordo com o Código de Ética da OAB, ele deve ser compatível com a sobriedade da profissão. Isso significa que as cores do logotipo também devem ser sóbrias, elegantes e discretas, assim como a grafia, que deve ser a mais regular e formal possível.

Um logotipo bem feito e discreto, neste ramo de atividade, pode atrair mais clientes do que um chamativo.

Dados do escritório

É comum os advogados ficarem preocupados com a fachada do escritório, uma vez que há limitação quanto à publicidade da atividade. Nesse sentido, é importante ressaltar que expor uma placa na fachada do escritório é permitido, mas um outdoor não.

Já informações como o nome da sociedade — vedado o nome fantasia —, nomes dos sócios, respectivos números de registros na Ordem dos Advogados do Brasil e o ramo ou os ramos do direito de atuação são informações que podem e devem constar na fachada. Isso porque elas permitem que os clientes saibam quem são os advogados que atuam naquele escritório e em que ramo atuam e, assim, façam suas pesquisas de referência.

Além disso, dados como número de telefone, endereço eletrônico e horário de funcionamento também são permitidos.

Por outro lado, é proibido anunciar o serviço advocatício, inclusive na fachada do escritório, em conjunto com outra atividade, como contabilidade. A orientação é que o anúncio seja feito com discrição e moderação, sem o uso de frases comerciais, como ‘venha conferir’ e ‘satisfação garantida’.

Dessa forma, a identidade visual, o logotipo e as informações essenciais sobre a banca não podem faltar na fachada de escritório de advocacia.

Além disso, se você quiser maximizar a visibilidade do seu escritório, não deixe de conferir O Guia Completo de Estratégias de Marketing Jurídico para sua carreira e/ou escritório.

Gostou do post? A fachada do seu escritório atrai clientes? Comente conosco.

 

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Guia completo de gestão para escritórios de advocacia

Já há algum tempo, a rotina dos escritórios de advocacia deixou de ser baseada apenas na análise de contenciosos e no desenvolvimento de teses jurídicas para a representação de seus clientes. Ao se depararem com a vida profissional, os advogados precisam aprender a lidar com uma nova função (que nem sempre é ensinada nas universidades de direito): a gestão de escritório de advocacia.

O próprio exercício da advocacia exige que os advogados tenham certa organização conforme lidam diretamente com o controle de prazos. Nesse sentido, os escritórios precisam gerir as intimações recebidas, a carga dos autos e o próprio prazo para se manifestar a respeito. Apenas essa atividade já exige gestão por parte dos escritórios para que não haja o risco de perder a data para protocolo.

Todavia, a gestão de escritório de advocacia vai muito além disso. Afinal, em tempos modernos, as bancas também precisam se preocupar com a gestão financeira e com o relacionamento com o cliente, uma vez que os recursos devem ser bem geridos para que não haja desperdício — e o ideal é que os clientes estejam sempre satisfeitos.

Como o assunto é importante, preparamos este guia completo de gestão de escritório de advocacia. Ao longo do texto serão abordados temas como a automação de processos, a contabilidade, o marketing jurídico, a organização do escritório e as novas formas de trabalho que podem e devem ser adotadas pelas bancas. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

Automação de processos: item fundamental para gestão de escritórios de advocacia

Em um mercado cada vez mais competitivo como o jurídico, é fundamental investir na gestão do escritório por meio da implementação de uma organização típica de uma empresa.

Essa visão empresarial estratégica passa pela otimização de espaço e de tempo, para que os recursos financeiros sejam investidos nos pontos que possam dar retorno e para que os advogados possam se dedicar ao que realmente importa: a representação dos seus clientes.

Em razão disso, a inovação tecnológica tida no mercado como um todo também deve estar presente nos escritórios, modernizando o trabalho dos profissionais e a prestação do serviço — e, por consequência, permitir que se faça mais com menos.

O primeiro passo para essa modernização é identificar as tecnologias que existem no mercado e analisar quais delas são as ideias para o trabalho do seu escritório. Para isso, é fundamental identificar quais processos de trabalho são automatizáveis.

Nesse sentido, processo é todo fluxo de trabalho que se repete no dia a dia para a execução de determinadas tarefas. Em uma banca de advocacia, são muitos os processos próprios da atividade que podem ser automatizadas, como pesquisa de intimações publicadas, acompanhamento de publicações em geral, controle de prazos, definição de serviços forenses, comunicação interna e divisão de tarefas. Além disso, temos também as tarefas gerenciais do escritório, como marketing, relacionamento com o cliente e controle financeiro.

Diante do elevado número de processos que podem ser automatizados, é importante que a banca avalie as funcionalidades dos softwares jurídicos disponíveis no mercado e opte por aquele capaz de sanar os principais problemas identificados, ou seja, aquele cuja adoção terá um impacto maior (positivamente) no dia a dia do escritório.

Uma das vantagens de um software jurídico é a realização das atividades inteiramente online, o que, por sua vez, permite o armazenamento das informações e dos arquivos na nuvem. Além do armazenamento de documentos e dados online, o software permite a centralização das informações em uma única plataforma, o que faz com que toda a equipe tenha uma visão dos compromissos, das tarefas e dos prazos — inclusive os gestores.

Essa centralização de informações facilita, ainda, a delegação de tarefas, assim como o controle do que está sendo feito. Além disso, é possível criar grupos de trabalho em casos específicos, com compartilhamento de materiais e comunicação direta entre os integrantes.

Como ressaltado, o software jurídico permite ao gestor delegar as tarefas e, a partir disso, é possível acompanhar as entregas e as pendências. Esse controle possibilita ao gestor a análise do trabalho desempenhado por cada colaborador, sendo possível saber aqueles que cumprem com seus compromissos e aqueles que podem não estar à altura da empresa.

A principal vantagem da automação de processos em um escritório de advocacia é a economia de tempo por parte dos advogados, já que eles deixam de dedicar horas à pesquisa de intimações, ao controle de prazos, à organização da agenda e à elaboração de relatórios. Com essa economia de tempo, os advogados podem se dedicar às atividades jurídicas propriamente ditas, como o estudo de processos e de teses jurídicas e a elaboração de petições.

Dessa forma, além de mais organização, há ganho de produtividade e de rentabilidade.

Contabilidade: saiba como garantir a lucratividade de seu escritório

Até pouco tempo atrás, era comum que os advogados preferissem atuar como autônomos, — sobretudo os que trabalhavam sozinhos — em vez de abrir uma sociedade. As novas formas de legalização autorizadas pela Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) permitiu que essa realidade fosse revista por muitos profissionais do Direito.

Ainda assim, alguns advogados se mantêm como autônomos por acreditarem que a formalização como pessoa jurídica pode implicar no aumento de impostos. No entanto, acontece justamente o contrário.

Um trabalhador autônomo (o que inclui o advogado) precisa recolher imposto de renda (IR) e a contribuição ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) no percentual de 20% sobre sua remuneração. O percentual a ser recolhido pelo advogado empregado varia entre 8% e 11%, e o percentual a ser recolhido pelo empreendedor é de 11% sobre o pró-labore.

Além disso, o autônomo deve pagar, a título de imposto de renda, o valor relativo a 22,5% sobre os seus ganhos. Já o administrador da sociedade de advogados pode até ser isento se seu pró-labore não for de alto valor. Ainda que não seja administrador, o sócio está isento do pagamento de IR sobre a retirada de lucro, independentemente do valor.

Dessa forma, um autônomo pode chegar a pagar aos cofres públicos a quantia correspondente a 42,5% de sua remuneração, ao passo que o escritório de advocacia pagará o percentual máximo de 16,85% sobre o faturamento bruto pela tabela do Simples Nacional — isso se o faturamento for superior a R$ 3,5 milhões anuais. Em escritórios menores, o percentual a ser pago pode ser de apenas 4,5%.

Dessa forma, torna-se mais interessante a formalização do escritório, seja como sociedade simples ou como sociedade unipessoal.

Nesse sentido, a sociedade simples é a sociedade formada para prestar serviços de natureza técnica ou intelectual (como a advocatícia), formada por pelo menos dois sócios. A mudança recente que facilitou e incentivou a formalização dos escritórios de advocacia foi a permissão legal de inscrição dessa sociedade no Simples Nacional.

Já a sociedade unipessoal é aquela formada por apenas um advogado, ou seja, trata-se de uma versão de uma empresa individual comum para advogados que não queiram se associar a outros profissionais. Assim como a sociedade simples, a unipessoal também pode aderir ao Simples Nacional, o que facilita o recolhimento dos impostos.

De todo modo, independentemente da formação de sociedade simples ou de sociedade unipessoal, é fundamental que o escritório se dedique a uma contabilidade correta, distinguindo as receitas oriundas de honorários e as receitas oriundas de valores creditados a clientes em processos judiciais e acordos extrajudiciais. Isso porque a confusão entre essas contas pode implicar no pagamento de impostos indevidos, além de multas.

Somado a isso está o fato de que a desorganização das finanças pode levar a uma escrituração contábil equivocada, e consequentemente, à autuação pelos órgãos de fiscalização. Nesse contexto, é fundamental que as classificações e os lançamentos sejam corretamente feitos nas demonstrações contábeis a fim de garantir que os impostos e custos fixos e variáveis sejam apenas os necessários, garantindo a lucratividade.

Marketing jurídico: faça seu escritório se tornar destaque

Os profissionais do Direito sabem que o marketing jurídico encontra algumas restrições impostas pelo Código de Ética e Disciplina da OAB. Todavia, é preciso ficar claro para os escritórios de advocacia que se trata de restrição, mas não de proibição absoluta.

Nesse contexto, as bancas estão impedidas pelo referido código de anunciar seus serviços em veículos de massa, como rádio e televisão, assim como em outdoor. Por outro lado, as bancas podem participar de eventos jurídicos e, neles, promover seus serviços. No entanto, os eventos devem ser necessariamente jurídicos, uma vez que está proibida a divulgação em eventos estranhos à área, como feira ecológica.

Outras restrições visam assegurar a sobriedade da profissão. Exemplo disso é a vedação do uso de expressões de atividade comercial, como “ligue agora” e “venha conferir”. Outro exemplo é a ausência de permissão para divulgação de preços jurídicos e o uso de fotos dos prédios dos tribunais nas páginas das bancas.

Até mesmo o marketing digital para advogados deve ser feito com cuidado, uma vez que os escritórios de advocacia não podem oferecer consultas gratuitas em seus sites, pois isso fere os padrões éticos da OAB. Há, no entanto, outras estratégias de marketing digital jurídico que podem ser adotadas para captar clientes.

Uma dessas estratégias é o marketing de conteúdo, que consiste na divulgação de conteúdos relevantes, ou seja, de materiais que sejam de interesse das pessoas que o escritório quer atrair como clientes. Isso significa produzir textos de linguagem acessível, cujos temas possam interessar os potenciais clientes, e veiculá-los nos respectivos blogs dos escritórios de advocacia.

O marketing de conteúdo, além de autorizado pela OAB, ajuda a construir a imagem do escritório e a se aproximar dos possíveis clientes. Isso porque, sempre que o interessado buscar mais informações sobre determinado assunto, o escritório que adota essa estratégia terá seu nome vinculado a um texto que oferece informações a pessoas comuns. Isso ajuda a fortalecer a credibilidade da banca junto aos clientes, tornando-se autoridade no meio jurídico.

Além do conteúdo ter que ser atrativo, o visual adotado pelo escritório também deve ser. Assim, é importante que a banca cause uma boa impressão no seu site, blog e nos perfis das redes sociais, adotando um visual bonito, mas também de fácil acessibilidade. Uma imagem ruim ou mal pensada pode passar a impressão de desleixo.

Outra forma de marketing permitida pela OAB é a participação em canais especializados na internet. Nesses canais, é possível oferecer os serviços jurídicos e ainda se conectar com outros profissionais.

Da mesma forma acontece a participação em eventos jurídicos. Além de permitidos, esses eventos são uma ótima forma de se relacionar com outros profissionais da área e ganhar notoriedade. Dessa forma, é interessante, além de participar como ouvinte, palestrar em feiras, eventos e faculdades.

Os anúncios online, em páginas como Google e nas redes sociais, também alcançam um grande número de potenciais clientes — visto que atraem visitas ao site e ao blog do escritório. Assim, ao levar o nome da banca para pessoas que não conhecem seu trabalho, elas podem vir a necessitar dos seus serviços e requisitá-los.

Nesse contexto, é fundamental que o escritório de advocacia invista no seu marketing para conseguir alcançar o maior número possível de potenciais clientes. Ao adotar estratégias de marketing, a banca tem a chance de ganhar mais notoriedade, posicionando-se como autoridade no seu ramo de atuação, além de criar uma boa reputação no mercado e, assim, se tornar mais competitiva.

Além disso, investir no marketing permite aos advogados do escritório focar no exercício de sua profissão, e não tanto na captação de clientes. Em razão disso, vale a pena contar com profissionais competentes de marketing para alcançar resultados ainda mais expressivos sem precisar se preocupar com a implementação da estratégia.

Organização do escritório: entenda como ter um dia a dia mais produtivo

Um dos principais objetivos de um processo de gestão é fazer com que os profissionais produzam mais em um mesmo tempo, sem que isso implique no aumento de gastos. Isso significa que é fundamental organizar o escritório de forma a ter uma rotina mais produtiva.

A principal forma de tornar o dia a dia mais produtivo é investindo em algumas tecnologias para escritório de advocacia.

Nesse sentido, como já ressaltado anteriormente, é fundamental que o escritório conte com um bom software jurídico para gerenciar a rotina jurídica, concentrar as informações, controlar os prazos e as tarefas de cada profissional e ainda facilitar a comunicação interna. Por meio de um software com essas funcionalidades, o advogado terá mais tempo para se dedicar ao trabalho jurídico propriamente dito.

Além dessas funções, o software também pode auxiliar no controle financeiro da empresa, como controle do fluxo de caixa, emissão de boletos, de faturas de clientes e de notas fiscais. O gerenciamento do setor financeiro por meio de software, além de prático, inibe possíveis práticas fraudulentas ao tornar o processo mais transparente para todos os sócios.

O uso de aplicativo de calendários e agendas por cada advogado também pode facilitar a organização do dia a dia, alertando sobre possíveis tarefas inacabadas ou mesmo tarefas urgentes.

Outra tecnologia que também pode melhorar a produtividade dos advogados é a videoconferência. Isso porque as reuniões — tanto de advogados com seus clientes quanto entre os próprios advogados de um escritório — são muito frequentes. Todavia, o tempo de deslocamento entre um local e outro, ou mesmo a necessidade de que todos os advogados estejam presentes no escritório ao mesmo tempo pode dificultar esses encontros.

Em razão disso, o uso de tecnologias que permitem a videoconferência faz com que as pessoas se reúnam de qualquer lugar, basta ter um computador (ou mesmo um celular/tablet) com acesso à internet. Uma dessas ferramentas é a GoToMeeting, que permite o compartilhamento de áudio e vídeo no momento do encontro, sem a necessidade de download.

Além do uso da tecnologia, a adoção de algumas políticas por parte do escritório também pode ser uma forma importante de garantir a produtividade no ambiente de trabalho.

Uma dessas políticas pode ser a restrição ao acesso às redes sociais. Os minutinhos no Instagram e no Facebook gastos diariamente podem tomar um tempo enorme na jornada de trabalho do advogado. Para evitar isso, o escritório pode definir os horários de acesso, como nos intervalos para o café e durante o almoço.

Outra forma de garantir a produtividade dos colaboradores é estabelecendo metas em curto (um dia), médio (uma semana ou um mês) e longo prazo (um trimestre ou um semestre). Um exemplo de meta de curto prazo é preparar uma quantidade x de defesas por dia. Essa é, ainda, uma forma de demonstrar para o advogado o que o escritório espera dele.

Novas formas de trabalho: saiba como ser um escritório correspondente

O trabalho de advogado correspondente já é bastante conhecido por parte de alguns escritórios de advocacia. Todavia, o que muitos escritórios ainda não perceberam é que eles também podem trabalhar como correspondentes jurídicos.

Essa é uma nova forma de trabalho e uma opção interessante para o escritório, visto que ele já dispõe de todos os meios e recursos necessários para prestar esse tipo de serviço. Afinal, o escritório já conta com seus colaboradores para realizar os serviços forenses, como protocolos, cópia de processos, distribuição de ação, retirada de guias, além de trabalhos mais complexos, como realização de audiência, sustentação oral em julgamentos de segundo grau e despachos com o juiz.

O que o escritório precisa é apenas distribuir mais essas tarefas aos seus colaboradores e, assim, atuar como um apoio para escritórios de outros municípios e estados.

As vantagens da prestação desse tipo de serviço são inúmeras, a começar pela ampliação do networking. Isso porque o escritório se torna mais conhecido no meio jurídico, aumentando a sua visibilidade por parte de outros advogados. Essa visibilidade, por sua vez, pode levá-lo a ser indicado para outros clientes.

Além disso, a atuação como correspondente implica em uma diversificação da fonte de renda do escritório — logo, mais lucro. A demanda por esse tipo de trabalho costuma ser alta mesmo para um advogado correspondente autônomo. Já um escritório de advocacia, que usufrui de toda a estrutura e ainda conta com o respaldo no mercado, pode aumentar significativamente a sua renda oferecendo esse trabalho.

É importante lembrar que esse aumento de renda seria livre, já que, como ressaltado, o escritório já conta com os colaboradores para realizar os mesmos trabalhos.

Essa é, ainda, uma oportunidade do escritório de advocacia correspondente expandir seu território de atuação. Afinal, os escritórios de apoio que se localizam na capital podem prestar esses serviços aos escritórios do interior e vice-versa, tornando-se cada vez mais presentes nessas outras localidades e, até, tendo a possibilidade de firmar parcerias mais duradouras.

Enfim, trata-se de uma ampliação dos serviços prestados que tem apenas a acrescentar ao escritório que os oferece.

Tornar-se um escritório correspondente é fácil e rápido. Atualmente, inúmeras plataformas oferecem o serviço de intermediação entre correspondentes e escritórios que precisam contratar o trabalho deles. No entanto, é interessante pesquisar e escolher uma plataforma com credibilidade no mercado e com uma boa metodologia de trabalho para que o escritório tenha mais respaldo nessa atuação.

Uma vez eleita a plataforma, basta acessar seu site e fazer o cadastro. Em geral, esse cadastro é feito no nome de um advogado. Assim, basta escolher o nome de um dos sócios da banca para cadastrá-lo como correspondente.

Ao fazer o cadastro, algumas plataformas oferecem a oportunidade de selecionar as áreas de atuação e os serviços forenses que o advogado se interessa em oferecer. Dessa forma, o escritório pode optar por oferecer os serviços somente no seu ramo de atuação ou pode escolher diversificar.

Feito o cadastro, é só começar a trabalhar como um escritório de apoio e prestar um serviço de qualidade e com respeito aos prazos para aumentar sua renda e garantir um bom networking.

Dessa forma, a gestão para escritórios de advocacia não deve ser negligenciada pelos sócios da banca. Pelo contrário: é essencial prestar bastante atenção nesse processo para, assim, garantir o desenvolvimento de um bom trabalho, com otimização de tempo e de recursos humanos e financeiros.

Muito interessante este assunto, não é? Agora que você já sabe mais sobre ele, aproveite para baixar nosso e-book com o guia de redução de custos para escritórios de advocacia!

 

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Conheça 6 tecnologias para escritórios de advocacia

tecnologias para escritório de advocacia

As tecnologias para escritórios de advocacia são fundamentais para um bom andamento dos negócios. Quem atua nesse segmento sabe que, muitas vezes, a organização da rotina de trabalho e das atividades a serem executadas fica comprometida caso não existam ferramentas adequadas auxiliando os profissionais.

Tendo em vista essa realidade, trouxemos no post de hoje 7 tipos de tecnologias para escritórios de advocacia. Falaremos de softwares, aplicativos, sistemas de informação e muito mais. Confira a seguir!

1. Assinatura Digital

O meio jurídico é conhecido por ser cheio de ritos legais, que envolvem elevados níveis de formalidade. Pensando na natureza dessa atividade, não poderia ser diferente.

Afinal, operar os mecanismos das instituições da justiça implica em documentar todo e qualquer procedimento, de modo a conferir transparência aos atos. A propósito, em se tratando de documentação, não podemos nos esquecer do registro que confere validade legal ao documento: a assinatura.

O dia a dia dos escritórios de advocacia é tomado por assinaturas, tanto para documentos corriqueiros — como petições intermediárias — quanto para aqueles de maior importância — como petições iniciais, recursos de apelação, petições de tutela antecipada e demais formalidades que fazem parte dos processos.

Por vezes, a ausência do advogado no escritório causa alguns constrangimentos em função da necessidade de se assinar tantos papéis. Nesse sentido, a assinatura digital de documentos em PDF pode ser uma ajuda e tanto, uma vez que deixa de existir a necessidade de se assinar cada documento fisicamente.

Além disso, com o avanço da tecnologia, todas as repartições judiciárias estão implementando o processo eletrônico. Sendo assim, a assinatura digital torna-se indispensável para que o advogado possa atuar em seus processos.

2. Cloud Computing

A gestão e armazenamento de arquivos em nuvem (cloud computing), definitivamente, veio para ficar. Tanto para gerenciamento de atividades individuais quanto para a organização de atividades coletivas, essa é uma ferramenta muito útil.

A aplicação dessa tecnologia para escritórios de advocacia, por uma série de motivos, também é primordial. Imagine, por exemplo, a necessidade de se acompanhar processos nos quais vários advogados estão envolvidos. Ou então a produção de pareceres de forma conjunta, em que mais de uma pessoa edita o documento ao mesmo tempo.

A essas aplicações, podemos acrescentar algumas outras, tais como:

  • Acesso remoto a arquivos: tudo estará salvo na nuvem, de modo que não é necessário estar próximo de seu computador pessoal para baixar ou visualizar documentos;
  • Grande capacidade de armazenamento: a depender do serviço de cloud computing contratado, torna-se viável armazenar grandes volumes de arquivo, com a segurança de que as informações não se perderão;
  • Compartilhamento de arquivos: determinadas pastas dos arquivos de sua nuvem poderão ser compartilhadas com diferentes pessoas. Ao mesmo tempo, será possível restringir acesso a determinados ambientes, de modo a assegurar um repositório para arquivos confidenciais.

3. Softwares Jurídicos e Big Data

O software jurídico constitui uma espécie de refinamento das possibilidades de aplicação do cloud computing, que pode, inclusive, ser uma das ferramentas do software jurídico.

Isso porque com um software é possível criar um sistema de informação para gerenciamento de dados, o que inclui a geração de relatórios e a criação de filtros para acesso a informações estratégicas.

A partir dessas funcionalidades é possível ter um ganho de produtividade incrível. Pense, por exemplo, nos grandes intervalos de tempo para se organizar determinados tipos de informações. Muitas vezes, os arquivos nem sequer estão em uma mesma base de dados ou local, o que demanda um esforço ainda maior de gerenciamento.

Por isso, dentre as tecnologias para escritórios de advocacia, uma grande ferramenta de organização de informações é o Big Data. O termo define conjuntos grandes e complexos de dados (big data significa algo como “dados grandes”), que podem ser segmentados e organizados de um modo funcional para facilitar seu uso.

Os sistemas de Big Data reúnem um enorme volume de dados, que podem ser dispostos de modo a facilitar sua análise para verificar tendências da área, padrões de decisão judicial e estratégias para a atuação jurídica, além de organizar informações importantes para a gestão do escritório.

O objetivo do Big Data é dar valor aos dados e torná-los mais úteis, otimizando processos. Por isso, tem como princípios os cinco Vs: Volume, Valor, Veracidade, Variedade e Velocidade.

A depender do tamanho do escritório, o uso desse tipo de tecnologia chega a ser indispensável. Tenha em vista que o número de casos gerenciados pode chegar à casa das centenas, de modo que é inviável não se valer da informatização.

4. Inteligência artificial

Inteligência artificial não é mais coisa de ficção científica! Muitos softwares com esse tipo de tecnologia podem ser implantados para o aumento de produtividade de um escritório.

Dentre eles, há os chatbots: programas que têm capacidade de interagir diretamente com o usuário e respondê-lo, como se fossem “robôs” (bots), cortando o intermediário da comunicação, que também desperdiça tempo que poderia ser usado em atividades mais complicadas.

Se a existência de um sistema de relacionamento digital com o cliente foi uma dica muito importante, a utilização de chatbots pode tornar essa comunicação mais rápida e prática, deixando apenas questões mais complexas para que os trabalhadores do escritório precisem responder.

É possível, até mesmo, utilizar bots mais completos que tenham uma capacidade de resposta maior e o poder de aprender à medida que respondem a uma maior quantidade de perguntas, identificando uma variedade maior de questionamentos e correspondendo-os com as réplicas adequadas.

5. Reuniões virtuais

No mundo contemporâneo, as tecnologias têm permitido cada vez mais que o advogado foque no trabalho jurídico ou na administração do escritório e otimize o tempo gasto em outros assuntos.

Nesse contexto, a comunicação digital é extremamente útil e não precisa servir só para prospectar novos clientes ou realizar uma triagem de casos, como explicado.

Assim, outra forma de minimizar o tempo perdido são reuniões via programas de comunicação digital por áudio e vídeo, como Skype, Zoom e e Google Hangouts. Eles podem ajudar muito a se relacionar com contratantes de forma rápida e eficiente, especialmente para o contato com clientes constantes e que não vivem na mesma cidade.

Além do mais, fica muito mais fácil conciliar horários sem precisar se deslocar e se preocupar com trânsito. Assim, mesmo para quem tem apenas clientes locais, as teleconferências e videoconferências são excelentes formas de se comunicar com eles sem perder tempo precioso, que pode ser empregado em outras pendências.

Aliás, para quem quer comunicação rápida, os já tradicionais aplicativos de mensagens, como WhatsApp e Telegram, também são uma excelente opção. Além de facilitarem a conversa, eles ainda permitem ligações ilimitadas com áudio e vídeo via internet direto do celular.

Não é mais necessário esperar a resposta de um e-mail por horas, sem saber se foi lido, se existem formas mais simples e diretas de se comunicar. Nem toda formalidade é útil para o dia a dia!

6. Agenda Eletrônica

Como todos sabem, a vida de um advogado não é nada fácil. A depender da área de atuação do profissional, faz-se necessário comparecer a várias reuniões e audiências e passar umas boas horas analisando processos. Tudo isso em um mesmo dia.

Como não perder nenhum compromisso ao longo de uma semana ou não se esquecer de uma obrigação? Muitas pessoas ainda utilizam a velha agenda de papel, que ainda é muito útil, diga-se de passagem.

No entanto, frente a tantas demandas, o ideal mesmo é a utilização de uma agenda eletrônica. Algumas dessas ferramentas enviam com antecedência uma notificação via e-mail ou um simples alerta para o seu dispositivo móvel, algumas horas ou minutos antes do compromisso agendado.

É possível também enviar um convite por e-mail para a pessoa que se pretende encontrar. A partir do momento em que o convidado aceita o convite, quem marcou a reunião terá o compromisso registrado em sua agenda automaticamente.

Isso evita alguns contratempos, como aqueles encontros marcados apenas verbalmente, dos quais muitas pessoas se esquecem pouco tempo depois.

Ademais, poder visualizar de forma mais rápida e fácil quais são os horários vagos ou já preenchidos em sua agenda também ajuda na organização da rotina. Assim, é possível marcar compromissos sem medo de sobrepor uma ocupação sobre outra no mesmo horário.

Com este post esperamos ter trazido bons esclarecimentos quanto à importância de algumas tecnologias para escritórios de advocacia. Fique atento, principalmente, àquelas ferramentas que poderão trazer ganhos em termos de organização e produtividade à sua rotina de trabalho.

E aí, curtiu as nossas dicas sobre tecnologias para escritórios de advocacia? Então, se quiser aprofundar ainda mais no assunto, não deixe de assistir nossos vídeos sobre Novas Tecnologias aplicadas ao Direito no curso Direito 4.0: novas tecnologias e melhores práticas do mercado atual. 

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O que o Direito diz sobre a privacidade na internet?

É inegável que a rede mundial de computadores apresenta inúmeras facilidades e vantagens que tornam o dia a dia das pessoas mais simples. Contudo, infelizmente, os indivíduos presenciam a violação da sua privacidade na internet com certa frequência. Isso é decorrente da sensação de anonimato que a web nos transmite e se fundamenta também na aplicação do direito à liberdade de expressão.

Decerto, com o avanço da internet em nosso país, o governo percebeu que regulamentar a utilização da web e impor direitos e deveres eram necessários tanto para os usuários quanto para os provedores de acesso.

À vista disso, como funciona a regulamentação da privacidade na internet no Brasil? Continue lendo o nosso post para aprender o que as leis brasileiras dizem sobre a privacidade na web.

Direito e a privacidade na internet

De fato, a Constituição Federal apresenta como direitos e garantias fundamentais das pessoas o direito à inviolabilidade da sua privacidade e proteção à sua liberdade de expressão. Embora esses preceitos constitucionais pareçam contraditórios, eles devem coexistir em harmonia na web. A Lei 12.965/2014, conhecida como Marco Civil da internet, surgiu para regulamentar essa convivência na sociedade virtual. Essa legislação objetiva preservar a vida privada do brasileiro e, concomitantemente, resguardar o seu direito à liberdade de expressão.

Direito à privacidade

O direito à privacidade garante que as pessoas não terão sua intimidade e vida privada expostas a terceiros sem o seu consentimento. A lei do Marco Civil protege esse direito no cotidiano virtual em diversos dispositivos. É perceptível essa proteção quando a regulamentação garante ao usuário que os seus dados sejam excluídos, se assim ele desejar, ao encerrar o seu contrato com uma empresa na web ou com um provedor de acesso.

Evidencia-se também quando a legislação proíbe que os provedores de acesso divulguem os dados dos usuários ou fiscalizem os dados trafegados. No entanto, os dados poderão ser monitorados e armazenados em caso de determinação judicial, desde que não ultrapasse o prazo de um ano.

Ademais, os provedores também só deverão registrar o IP, o horário, a duração, o dia de início e fim de acesso à internet conforme a determinação legal. Dessa forma, os provedores estão proibidos de armazenar os registros de acesso de seus clientes — blogs, sites ou redes sociais, etc., frequentados por eles. Sendo assim, as empresas que não respeitarem essas privações poderão ser penalizadas.

Direito à liberdade de expressão

Destaca-se que, embora o Marco Civil da Internet assegure o direito à privacidade, essa lei também resguarda explicitamente a liberdade de expressão. Mesmo sendo uma garantia fundamental, essa liberdade de se manifestar não é ilimitada, pois ao exercê-lo o usuário deverá fazer um juízo de ponderação e não poderá extrapolar e atingir o direito do outro.

Na verdade, se esse usuário ultrapassar os limites de expressão, provavelmente, violará a privacidade alheia. E, assim, a vítima dessa situação poderá procurar um advogado para que esse entre com um processo judicial pedindo que o conteúdo seja retirado da web.

Vale ressaltar que os serviços de hospedagem e os provedores de conteúdo, como o caso do Google, não poderão ser responsabilizados por abuso do direito de manifestação de um determinado usuário. Essas empresas só serão penalizadas se descumprirem ordem judicial que determine a retirada de conteúdo.

Sendo assim, na conjuntura contemporânea, o Brasil regulamenta o direito à liberdade de expressão e à proteção da privacidade na internet, ora por sua Constituição, ora pela Lei do Marco Civil.

 

Gostou deste post? Quer aprofundar mais sobre o assunto? Não deixe de conferir o artigo: Você sabe o que é Direito Digital?

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Como funciona a regulamentação de Bitcoins no Brasil?

As moedas virtuais — ou criptomoedas — têm chamado cada vez mais a atenção e despertado o interesse da comunidade jurídica. A mais antiga e também a mais conhecida das criptomoedas são os bitcoins.

Mas, essas moedas podem circular livremente no nosso território? Afinal, como funciona a regulamentação de bitcoins no Brasil?

Ficou interessado? Então continue lendo nosso post para entender um pouco mais sobre essa moeda, sua origem e como ela é vista pela legislação.

A origem dos bitcoins

Cada Estado-nação conta com seu sistema monetário próprio. Ocorre que, por vezes, a liberdade do Estado frente a esse sistema monetário leva à emissão descontrolada de moedas, causando inflação nos preços e, consequentemente, crises financeiras.

A última crise financeira global aconteceu em 2008 e foi nesse período que surgiu a primeira criptomoeda de destaque mundial, os bitcoins.

Os bitcoins, portanto, são uma moeda virtual, criptografada e descentralizada. Isso significa que ela é global, circula no mundo todo com a mesma cotação, salvo nos países que a proibiram, e sem que exista um órgão regulador e centralizador definindo seu valor e forma de flutuação.

Para tanto, desde a sua criação, o sistema foi programado de modo a limitar o número total de bitcoins a ser gerado, que são 21 milhões. Cada bitcoin pode ser fracionado em até 8 casas decimais.

De acordo com as casas de câmbio, 1 bitcoin está avaliado hoje em R$14.690,31, sendo o preço para a compra de uma fração de 0,0051 bitcoin de R$75,00.

Como não existe um órgão regulador, o preço do bitcoin é ajustado de acordo com a oferta e procura. A ideia é que, como se trata de uma moeda com quantidade limitada, quanto mais a sua geração aumenta, mais cara ela fica.

Para entender, basta pensar em uma reserva de ouro, um bem limitado. Quanto mais ele é minerado, mais ele fica próximo do seu fim e, por isso, mais caro ele será.

Neste contexto, para comprar bitcoins o interessado pode tanto comprar a moeda virtual em uma casa de câmbio, como pode minerá-la. Para minerar a moeda virtual, o computador do usuário da rede precisa resolver problemas voltados para verificar e divulgar as transações no blockchain.

O blockchain, por sua vez, é um banco de dados público que registra todos os débitos e créditos realizados com bitcoin, uma espécie de livro-razão da moeda, de modo a impedir seu uso em duplicidade.

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O Brasil e as moedas virtuais

Em relação às moedas virtuais, há os países que a proíbem expressamente — Equador e China, por exemplo —, os que contam com uma regulamentação permissiva — caso dos Estados Unidos — e os que não têm regulação específica, como o Brasil.

O Brasil, portanto, ainda não editou lei no sentido de reconhecer a moeda virtual e de regulá-la, mas também não a proíbe. Isso significa que a moeda pode ser comprada e comercializada por quem tiver interesse.

Tramita, no entanto, no Congresso Nacional, o projeto de lei 2303/2015 que visa incluir as moedas virtuais e os programas de milhagens aéreas na categoria de arranjos de pagamento, sob a supervisão do Banco Central.

No dia 03 de outubro de 2017 foi instalada a Comissão Especial para apreciar o projeto e emitir parecer.

Dessa forma, até que haja a sua regulamentação por lei, o cidadão não está obrigado a recolher impostos sobre sua circulação, até mesmo porque não há o reconhecimento de que se trata de dinheiro. Isso porque, de acordo com a Constituição da República, ninguém está obrigado a fazer nem a deixar de fazer algo, senão em virtude de lei.

Há, no entanto, quem defenda que deve incidir ICMS (imposto sobre circulação de mercadorias e serviços) sobre a operação de compra da moeda virtual nas casas de câmbio, mas não quando a operação se dá entre particulares. Há também quem defenda a incidência do ISS (imposto sobre serviços de qualquer natureza) sempre que houver o pagamento pela prestação de serviço em bitcoins.

Os Bitcoins e a Receita Federal

Mesmo inexistindo regulamentação, a Receita Federal, no guia sobre a Declaração de Renda da Pessoa Física de 2017, divulgou que as moedas virtuais, ainda que não sejam consideradas moeda nos termos do marco regulatório, devem ser relatadas como outros bens na Ficha de Bens e Direitos na Declaração do imposto de renda. Isso porque elas seriam equiparadas a um ativo financeiro.

No comunicado, consta ainda que a operação de compra e venda deve ser comprovada por documento hábil.

Ainda segundo a Receita Federal, quando a venda da criptomoeda, em um mês, for superior a R$35 mil, o ganho de capital deverá ser tributado em 15%, a título de imposto de renda. O pagamento deste imposto deverá ser feito até o último dia útil do mês seguinte ao da transação.

Isso significa que a Receita Federal entende que a moeda virtual, apesar de não ser uma moeda em si, constitui um bem e, como tal, deve ser declarado e deve ser recolhido o imposto de renda sempre que houver ganho sobre o capital.

A consequência da declaração da moeda no imposto de renda é que outros impostos passam a ter que ser recolhidos, como o ITCD (imposto sobre transmissão causa mortis e doação de quaisquer bens ou direitos), em caso de doação da moeda e em caso de transmissão por inventário em razão do falecimento do declarante. E, até mesmo, o ISS, em caso de intermediação de compra e venda.

Contudo, essas são análises preliminares, pois, como visto, inexiste regulamentação por lei. Cabe acompanhar a tramitação do projeto e entender como a criptomoeda será legislada pelo Congresso Nacional.

Por fim, embora tenha ganhado cada vez mais espaço no mundo dos negócios e, também, como um bom investimento, as moedas virtuais ainda pairam em uma zona cinzenta na legislação brasileira diante da ausência de regulamentação de bitcoins no Brasil. Todavia, diante do princípio da reserva legal segundo o qual o que não é proibido ao cidadão, é permitido, é possível ter a tranquilidade de que ela pode ser comercializada em nosso território.

Se quiser aprofundar mais no assunto, temos um vídeo sobre Blockchain e Smart Contracts no curso Ganhe dinheiro na nova era do direito.