Os escritórios de advocacia por muito tempo basearam-se apenas na análise de contenciosos e no desenvolvimento de teses jurídicas para a representação de seus clientes. Porém, já algum tempo, os advogados têm encontrado um desafio ao se depararem com a vida profissional: a gestão do escritório. Diante disso, com o objetivo de atender uma administração pautada em estratégia, a logística jurídica vem ganhando cada vez mais espaço.
As logísticas jurídicas são empresas que oferecem suporte para a realização de diligências e atuam desenvolvendo procedimentos para otimização do trabalho dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos como, por exemplo, no serviço de cópias processuais, intimações e petições.
Dito isso, o Juris preparou este guia completo de gestão para logísticas jurídicas e, ao longo do texto, será abordado temas como organização e otimização, a importância do marketing e como possuir bons correspondentes. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!
Organização e otimização: itens fundamentais para a gestão de logísticas jurídicas
Um dos principais objetivos de um processo de gestão é fazer com que os profissionais produzam mais em um curto período de tempo, sem que isso implique no aumento de gastos. Isso significa que é fundamental organizar a logística de forma a ter uma rotina mais produtiva.
A principal forma de tornar o dia a dia mais produtivo é investindo em algumas tecnologias. Então, o primeiro passo para isso é identificar quais tecnologias existem no mercado e analisar quais delas se encaixam nos valores e objetivos que sua logística possui. Nesse momento também é fundamental identificar quais processos de trabalho são automatizáveis.
Um ótimo mecanismo são os softwares jurídicos que podem auxiliar na gerência da rotina, concentrar as informações, controlar os prazos e as tarefas de cada profissional e ainda facilitar a comunicação interna. Sem isso, pode ser difícil obter um controle de prazos eficiente.
É importante ressaltar, que um controle de prazos ineficiente aumenta os riscos de revelia e os prejuízos financeiros decorrentes, principalmente em processos estratégicos ou de alto valor.
Por meio de softwares com essas funcionalidades, os profissionais terão mais tempo para se dedicar ao trabalho jurídico propriamente dito e será mais fácil para observar, por exemplo, quais são os profissionais que estão entregando os serviços no prazo e com a qualidade esperada. Portanto, uma falha nesse aspecto dificulta a manutenção de uma base de correspondentes qualificados.
Vale dizer que, uma das vantagens dos softwares jurídicos também é a realização das atividades inteiramente on-line, o que, por sua vez, permite o armazenamento das informações e dos arquivos na nuvem.
Além disso, alguns softwares permitem a centralização das informações em uma única plataforma, o que faz com que toda a equipe tenha uma visão dos compromissos, das tarefas e dos prazos — inclusive os gestores.
Essa centralização de informações facilita, ainda, a delegação de tarefas, assim como o controle do que está sendo feito. Sem falar que, um programa de qualidade pode permitir um controle de acesso para proteger informações sensíveis e restringir algumas ações.
Ademais, alguns softwares também podem auxiliar no controle financeiro, como controle do fluxo de caixa, emissão de boletos, de faturas de clientes e de notas fiscais. O gerenciamento do setor financeiro por meio de software, além de prático, inibe possíveis práticas fraudulentas ao tornar o processo mais transparente para todos.
Dessa forma, com uma organização eficiente, há ganho de produtividade e de rentabilidade, de modo que a logística jurídica terá acesso aos dados em tempo real, possibilitando a tomada de decisões rápidas e estratégicas para melhor satisfação dos contratantes.
Aposte no marketing: faça sua logística se tornar destaque
O marketing digital tem tido bastante sucesso! Hoje, a forma mais comum de se encontrar e contratar serviços é pela internet, por meio de sites especializados, redes sociais ou mesmo procurando pelo Google.
Para isso, apresentamos abaixo 4 dicas estratégias de marketing digital para logísticas jurídicas, confira!
1- Crie seu site na internet
Com um site oficial, sua logística jurídica poderá ser encontrada na internet por escritórios ou departamentos jurídicos que estiverem buscando por serviços especializados e suporte para a realização de diligências. Assim, poderá captar clientes em potencial que de outra forma talvez não conhecessem seus serviços.
Além disso, é possível utilizar sua página para publicar artigos jurídicos, o que é essencial para o nosso próximo item, e para reforçar a comunicação visual do seu negócio.
2- Invista no marketing de conteúdo
Para realizar o marketing de conteúdo, crie e publique artigos, assim você não apenas irá criar tráfego em seu site e blog, como também irá demonstrar sua expertise e poderá captar futuros clientes, construindo uma boa relação, um fator determinante para a fidelização dos mesmos.
Para utilizar essa estratégia de marketing digital é essencial ter uma plataforma de publicação, segmentar suas áreas de atuação e gerar conteúdo atrativo. Também é importante ter um bom conhecimento de SEO (Search Engine Optimization) e CTA (Call to Action) , formas de conseguir relevância de busca na internet e envolvimento.
3- Seja ativo nas redes sociais
O uso das mídias sociais impulsiona bastante a comunicação com muitos potenciais clientes, simplificando a tarefa de levar esses visitantes para seu website. Para isso, além de estratégia, o primeiro passo é determinar em quais redes sociais você deve estar. O segredo para não errar é se adaptar aos formatos nos diferentes canais, mas sem deixar de lado o discurso da empresa, o que é essencial para novos e atuais clientes.
4- Manter uma comunicação através de E-mail Marketing
Criar um newsletter interessante, constante e que tenha conteúdo e chame a atenção é essencial para uma boa campanha de e-mail marketing. Deve-se tomar cuidados para o newsletter não ser impessoal, frio ou distante. Unindo-se a prática do e-mail marketing com o marketing de conteúdo, é possível criar uma lista de clientes que tenham sempre seu nome em mente!
Lembre-se, com a LGPDP (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) é preciso pedir autorização dos seus clientes para o recebimento de e-mails.
5- Bons parceiros fazem toda a diferença!
A finalidade da logística jurídica é beneficiar seus clientes, sejam pequenos, médios ou grandes escritórios com processos apenas em uma comarca ou em vários lugares do país. Por isso, possuir bons correspondentes faz toda a diferença!
A gestão dos correspondentes envolve não somente a contratação dos mesmos, mas também as normas internas dos seus clientes, porque serão necessários procurações, autorizações, alvarás, substabelecimentos e a falta disso pode acarretar na desorganização dos documentos e na dificuldade de contabilizar custos e despesas havidas com os correspondentes.
Então, na hora de contratar um correspondente, procure um profissional que tenha: boa desenvoltura tanto oral quanto na parte escrita; habilidades interpessoais e facilidade de comunicação. Mas principalmente, procure um profissional com qualificações que atendam a suas necessidades!
Uma outra dica é dividir seus colaboradores em equipes, isto é, tenha um grupo de profissionais prontos e especializados para cada tipo de diligência. Por exemplo, você pode possuir uma equipe de audiências e uma outra equipe somente para o controle e a execução de cópias forenses.
Uma boa forma de garantir que o correspondente possui conhecimento necessário para realizar uma determinada diligência é fazer um pequeno questionário e entrevista prévia, justamente com a finalidade de analisar suas habilidades e observar suas experiências. Esse ponto é de extrema importância, porque com uma boa base de correspondentes as atividades serão bem executadas e sua logística ganhará destaque.
Dessa forma, a gestão de logística jurídicas não deve ser negligenciada, pelo contrário: é essencial prestar bastante atenção nesse processo para, assim, garantir o desenvolvimento de um bom trabalho, com otimização de tempo e de recursos humanos e financeiros.
Muito interessante este assunto, não é? Se sua logística busca profissionais qualificados, saiba que possuímos mais de 170 mil correspondentes cadastrados na plataforma em todo o país. Por meio do Juris, você envia sua demanda gratuitamente e negocia com profissionais de todo país.
Agora você aprendeu que expandir seus horizontes aumentará suas chances de faturamento! Se gostou do conteúdo, deixe nos comentários!