Como fazer uma boa gestão de diligências? Tecnicamente, a diligência jurídica consiste em ato praticado por determinação do juiz da causa por um funcionário do Judiciário, ou por quem esteja a serviço dele, para esclarecimento de eventual dúvida ou para andamento do processo.
No entanto, no meio jurídico, tornou-se usual dar a mesma denominação ao trabalho prestado pelo advogado para, também, dar andamento ao processo, para cumprir alguma determinação dos autos ou para praticar qualquer ato necessário à causa.
Nesse sentido, pode-se chamar de diligência jurídica a prática de atos simples — como tirar cópia dos autos, fazer protocolo, pesquisar e ter acesso a documentos em repartições públicas e distribuir ações —, e atos mais complexos — como despachar com o juiz, representar a parte em audiência e fazer sustentação oral em Tribunais Regionais e Superiores.
Todos esses serviços, desde os mais simples aos mais complexos, são fundamentais para o bom andamento do processo, assim como para o sucesso da causa e, por isso, devem ser bem prestados e realizados em tempo oportuno. Em função dessa importância é que a gestão de diligências é útil para garantir mais produtividade no escritório. Então continue lendo para aprender como fazer essa gestão.
Roteiro de diligências
O modelo de roteiro de diligências pode ser feito de acordo com o porte do escritório de advocacia. Assim, em escritórios de porte menor, as tarefas tendem a ser concentradas em um mesmo advogado.
Nesse caso, a gestão se torna ainda mais importante, e o ideal é dividir as tarefas em fixas — aquelas marcadas por terceiros e que precisam ser rigorosamente cumpridas, como audiências, sustentação oral e reunião com o cliente — e variáveis — entre as quais se inclui cópia dos autos, protocolo (desde que não seja em prazo fatal) e ida a repartições públicas.
O ideal é que as tarefas variáveis tenham dias e horários específicos para serem cumpridas e que, nesses horários, seja concentrado o maior número possível delas. As tarefas fixas, por sua vez, devem receber prioridade, já que o não cumprimento pode acarretar sérios prejuízos para a parte. Isso significa que as variáveis poderão sofrer alteração quanto ao dia e horário, caso coincidam com uma data de audiência, por exemplo.
Por outro lado, em bancas de maior porte, as diligências tendem a ser distribuídas de acordo com a área de atuação do advogado ou com o tipo de serviço a ser realizado. Nesse sentido, alguns advogados ficarão incumbidos apenas de atos mais complexos, como audiência de instrução e julgamento, sustentação oral e despachos com o juiz que sejam decisivos para a causa. Já outros serão responsáveis apenas pelos atos mais simples, como protocolos.
Os responsáveis pelos atos menos complexos também devem especificar dias e horários para cumprimento das diligências, podendo fazer alterações se surgir a necessidade de cumprimento urgente.
Em qualquer situação, no entanto, o importante é que a distribuição de tarefas esteja bem definida entre os profissionais da banca advocatícia para que não se corra o risco de descumprimento de alguma determinação judicial.
Contratação de advogados correspondentes
As diligências a serem prestadas em outra comarca, no entanto, exigem uma organização ainda maior, já que poderia haver a necessidade de algum advogado do escritório se deslocar para o seu cumprimento. Para evitar esse desgaste de tempo e de dinheiro, o mais indicado é fazer a contratação do advogado correspondente.
Nesse sentido, o advogado correspondente é aquele contratado para realizar a diligência jurídica na cidade de sua atuação. Essa contratação pode ser tanto para a realização de uma diligência específica em um dado processo quanto para acompanhar e fazer todas as diligências necessárias nos processos de que os advogados do escritório contratante sejam patronos.
As vantagens de contar com esse serviço são muitas, entre elas, a facilidade de ter uma diligência realizada sem a necessidade de tirar um advogado do escritório de seus afazeres — inclusive, abrangendo as diligências na própria comarca de atuação. Além disso, o serviço tende a ser prestado mais rapidamente, já que o correspondente já se encontra na cidade onde o processo tramita, não havendo perda de tempo com deslocamento.
Outra vantagem para o escritório que contrata esse serviço é a economia com custos, na medida em que não haverá gastos com transporte, hospedagem e alimentação, mas tão somente o pagamento ao correspondente pela diligência realizada.
No ato da contratação, deverão ser estabelecidos os valores, bem como o prazo para prestação do serviço, a fim de garantir o seu cumprimento oportunamente.
Uso da tecnologia
Atualmente, os escritórios podem contar com alguns recursos tecnológicos para facilitar a gestão de suas diligências. Entre esses recursos, podemos citar os softwares jurídicos, os quais contam com ferramentas para controle das intimações, alerta de vencimento de prazos e distribuição das tarefas entre os advogados. Esse tipo de controle é fundamental para garantir que as diligências sejam cumpridas oportunamente.
Outra ferramenta tecnológica útil são as plataformas especializadas na intermediação entre escritórios e correspondentes jurídicos, como o Juris Correspondente. Por meio delas, é possível encontrar o advogado de apoio na cidade onde a diligência deve ser prestada e monitorar o seu cumprimento. Mas, para isso, o ideal é contar com plataformas sérias, que já estejam há algum tempo no mercado e que ofereçam os principais recursos.
Essas plataformas são aliadas na gestão de diligências, uma vez que, além de contarem com bons profissionais, oferecem ao contratante o controle do cumprimento, com indicações sobre a diligência — se está em aberto, em negociação, em execução, aguardando confirmação ou se já foi finalizada.
Além dessas, existem diversas tecnologias que podem facilitar o seu dia a dia e é sobre isso que escrevemos no artigo Conheça 7 tecnologias para escritório de advocacia.
Essas indicações dispensam a necessidade de se manter em constante contato com o advogado de apoio para obter informações sobre o serviço contratado e tornam mais segura a contratação.
A gestão de diligências, portanto, é fundamental para o escritório de advocacia, como forma de garantir o cumprimento dos atos processuais oportunamente, sem o risco de perda de prazos. A contratação de correspondentes jurídicos, por sua vez, pode ser uma aliada nesse processo, por tornar o cumprimento das diligências em cidade distinta mais célere.
Se quiser aprofundar mais no assunto, não deixe de conferir nossa série de vídeos sobre Advocacia Correspondente 4.0 e diversas outras dicas no curso Ganhe dinheiro na nova era do direito.
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